導入のツボ

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プロダクトマネージャーにズバリ聞く!ここが知りたいサイボウズ ドットセールス導入のツボ

Q.導入準備の巻

サイボウズ ドットセールスを使ってもらうために、導入担当者の方はまず何から始めればいいのでしょうか?

顧客管理

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プロダクトマネージャー(以下、PM)「そうですね。まず当たり前ですが、利用開始直後は何も準備をしていないとデータがまったく入っていない状態です。そんな画面を見た営業担当者は、「なじみの顧客へ訪問するスケジュールひとつ登録するために、わざわざ名刺を引っ張り出して顧客の情報を入れなきゃならない。サイボウズ ドットセールスってなんて面倒なんだろう…。」
と思うのではないでしょうか。基本中の基本であるスケジュールですらなかなか登録しようとしないかもしれません。これでは、使われないシステムへの道まっしぐらです。」

確かに、面倒なのは嫌ですよね。その点に関してはどうすればよいのでしょうか?

PM「利用開始前に顧客情報をサイボウズ ドットセールスに登録しておくことは、利用定着化のために大変重要です。顧客情報さえ入っていれば、顧客の選択が簡単になって、入力の手間がぐんと減ります。」

いちいち入力しないといけなかったら、面倒ですね。細かいですが、確かに重要なポイントですね。
ほかに導入時に気をつけることはありますでしょうか?

PM「もちろん、ユーザーの情報もあらかじめ登録しておき、組織に所属させておくことも重要です。組織とユーザーの情報はどのアプリケーションでも使用しますので、実際の組織構造をそのまま反映させたほうがよいでしょう。

サイボウズ ドットセールスでは、顧客情報(顧客会社、顧客事業所、顧客担当者)とユーザーの基本的な情報はCSVファイルの読み込み機能で一括して登録できます。この機能を使って基本情報を一括登録し、細かい付加情報をメンテナンスすれば、移行もずいぶんラクになりますよ。」

Q.利用開始の巻

利用開始にあたって、利用者に対する教育はどのようにすればよいのでしょうか?

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PM「簡単なユーザーインターフェースであることがサイボウズ ドットセールスの大きな特徴ですが、最低限の教育は必要です。ただし、必要な項目は、

  • スケジュールの登録
  • 活動報告あるいはフォローの登録
  • 顧客情報の登録

これだけです。」

え!これだけで使えてしまうのですか?

PM「はい。これで活動報告が記録され、それに対する上司や同僚のフォローが残っていきます。お客様とのコンタクト情報を履歴として残すという、基本的な部分はこれだけでできてしまいます。これ以外の応用的な機能の教育は、もっと後でもかまいません。特に案件の登録は、活動報告の登録が浸透してからの方が定着しやすいようです。

Q.利用推進の巻

導入を推進される方が気をつけなければならない点はどういったところでしょうか?

活動報告

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PM「一番大事なポイントは、入力の動機付けです。
営業担当者が、「自分のために入力する」という意識にシフトチェンジすることが重要です。」

それはどういうことですか?

PM「上司にやれと言われるから、会社の方針でやることになったから、といった消極的な理由では長続きしません。過去の経緯を残し、いつでも誰でもそれを振り返れることが自分自身の営業活動にプラスになるからこそ入力するのです。それを営業担当者が認識すれば、自発的に、継続的に入力するようになるでしょう。

なるほど。自分の業務に役立つように活用してもらえるのが長続きの秘訣ということですね。
マネージャーの方の立場ではいかがでしょうか。

PM「マネージャーの方についても、「営業担当者が入力することがマネジメントやコーチングの材料になる」と納得すれば、積極的に部下に働きかけてくれるはずです。
実際、営業担当者の書いた活動報告を見ると、いろいろなことが分かります。誤字脱字が多い、To Doを漏らしている、納期が間違っている、報告のポイントがずれている…そういう報告も、よく目にしますね。」

確かに… 
今日の訪問は何が目的で、何が達成できたのかがよくわからない報告って、ありますよね。

PM「そんなピントはずれの活動報告を放置せず、問題点をマネージャーがしっかり指導することによって、次は前回より質の高い訪問ができ、より的確な報告書が書けるようになるはずです。それを続けることで、営業担当者の能力は上がっていきます。
営業担当者本人も、マネージャーも、好循環を感じられるように動機付けすることが重要です。積極的に促していきましょう。話せばきっと分かってもらえると思います。」

Q.応用の巻

活動報告の記入、それに対するフォローという基本的な機能以外にはどのような活用方法がありますか?

活動種別

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PM「サイボウズ ドットセールスでは、あらかじめ設定しておくと後々効果がでてくる項目がいくつかあります。特に、活動種別と案件ステップの項目を活用できると、情報共有から活動分析へと大きくレベルアップできます。

1つは「活動種別」です。
活動種別を設定する目的は、生産性(売上)向上に直結した活動を、より多く行っているか確認することです。営業活動の中には、売上に直結した活動と、そうでもない活動があります。ある会社では、「顧客がサンプルを要求する」と、80%の確率で受注するという指標が出ています。一方「顧客が過去の事例を要求する」場合の確率は50%です。すると、「過去の事例を提供するための活動ばかりではなく、サンプルを提供するための活動にもっと時間を使おう」と気づくことができます。」

なるほど。
確かにこれは、毎日の活動報告をきちんと入力できてこそ期待できる効果ですね。

案件ステップ

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PM「もうひとつが「案件ステップ」です。
案件を管理する目的は、案件の成功率(受注率)をあげることです。
案件ステップを管理する目的はいくつかあります。

  • 早めに案件の存在を認識する
    成績の悪い営業担当者は、何度足を運んでも案件の存在に気づかず、定期的に客先に顔を出すだけでヒアリングもしません。見積提出の段階で、初めて案件の存在に気づきますが、準備不足で失注します。一方、成績の良い営業担当者は、早い段階で案件の存在に気づきます。見積提出までの間に充分ヒアリングし、提案します。大雑把な予算感やキーマンを聞き出しているかもしれません。準備万端で臨んだ結果、めでたく受注します。
    案件ステップを管理することにより、自分自身で「最初のステップがいつも短いな、もっと案件の芽を見つけなければ」と気づく材料になります。
  • 過去の案件の経過を振り返る
    数ヶ月、数年で進行するような大型の案件では、「最初のヒアリングは何月から行ったんだっけ…?」と記憶が曖昧になることがあります。それを知るために、過去の報告を全部確認していたら時間のロスですね。すぐに振り返れることが重要です。」

これも一歩進んだ活用方法ですね。
ここまで活用できるようになるのは、なかなか大変そうですね・・

PM「案件ステップは、あまり細かく設定すると営業担当者は混乱します。4〜8ステップくらいに設定するのが一般的です。自社の営業プロセスにあわせてもよいですし、顧客の状態をステップとして設定する手もあります。また、そもそも案件開始から終了までの期間が数日程度の短期的な案件を扱っている場合、案件ステップ自体を使用しないことが最良かもしれません。案件ステップの目的を考えればわかりますね。」

まずは無理の無い範囲からはじめて、徐々に発展させていくとよさそうですね。
そして、サイボウズ ドットセールスはどういった運用ができるということですね。よくわかりました。

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