仕事の窓口として利用する「トップページ」には自分宛のメッセージや未読の掲示など、最新情報がまとめて表示されます。
パソコンに不慣れな方でもトップページさえ確認すれば情報を見落とすことがありません。
また、全ユーザー共通のトップメッセージを表示させることができるので、目標や企業理念など大切なメッセージを浸透できます。
「スケジュール」で自分だけでなく同僚や上司のスケジュールも同時にチェックできます。
複数メンバーで会議を行う際は、「スケジュール調整機能」により、ユーザーや会議室の空き時間を検索し、手軽に予定を組めます。
また、「フォロー」というコメント機能を使えば、会議に関するコミュニケーションを円滑に行えます。
議題ごとにスレッド形式のメッセージを作成できます。通常のメールだと、返信する度に「Re:」がついたメールが溜まってしまいますが、「Office 9」のメッセージならコメント機能でディスカッションできるので、話しの流れがすぐにわかります。
メールの紛失や検索の手間が不要になり、よりスピーディに、より確実に議論を進めることができます。
「掲示板」では全ユーザーに情報を伝達できます。トップダウンの指示や省電力の呼びかけ、目標数値の達成度など、さまざまな情報を共有できます。
アクセス権設定で「正社員のみ」「営業部のみ」など、公開範囲を限定することも可能です。
文書やデータを共有できます。
常に最新のファイルが表示されるので、古いバージョンで作業してしまうこともありません。
また、最大10世代前までのファイルを管理でき、誰がどのように更新したのかをいつでも確認できます。
誤操作で削除してしまった場合でも、復旧可能です。
経費の処理や稟議書などの申請業務を電子化できます。承認プロセスを明確にし、申請の進捗状況を見える化することで、業務の効率化に役立ちます。
また、携帯電話やiPhoneにも対応しているので、出張中でも申請を確認・決裁できます。
簡単な操作で伝言メモを登録できる機能です。
相手のトップページへ表示させるほか、任意のメールアドレスへ転送できるので、外出中でも大切なお客様からの連絡を素早く確認できます。
メモを記入する手間がなくなり、内勤の方の業務も効率化できます。
Webブラウザで動くメールソフト。
「サイボウズ Office 9」へアクセスできる環境なら、外出先でもパソコンや携帯電話からメールの送受信ができます。
また、メールの内容をメッセージ機能で社内に共有することもできます。
取引先や顧客の連絡先を一括管理できます。
グループごとに分類したり、その相手に関連するスケジュールや報告書もまとめて閲覧できるので、担当変更などによる引き継ぎもスムーズに行えます。
「ユーザー名簿」では、ユーザー全員の名前や電話番号だけでなく、顔写真や情報の発信履歴もわかります。
商談報告や打ち合わせ議事録などをあらかじめ決められたフォーマットで共有できる機能です。
アドレス帳と連動して管理できるので、顧客を切り口に過去の報告を確認できます。
プロジェクトに関するタスクや担当者、マイルストーンを管理できる機能です。
プロジェクト専用の掲示板を利用できるので、プロジェクトに関する情報ややりとりも一元管理できます。
個人のタスクを管理できるToDo機能です。
締め切りがスケジュール画面に表示されるので、タスクの漏れを防ぎます。
また、後で確認しなくてはいけないメールや掲示板の画面から直接ToDoリストへ登録できます。
「サイボウズ Office 9」へのログイン状況に応じて自動打刻できるタイムカードです。打刻漏れをなくすと共に、「サイボウズ Office 9」の利用促進にも役立ちます。
期間を指定してCSV出力することで、集計や別システムでの取り込みも可能です。
バックアップやデータの最適化を指定した時間に自動で実行できます。タスクの実行結果はメール通知されるので、万が一処理が途中で失敗しても見落とすことなく管理できます。
Windows OS、Mac OS両方に対応したリマインダーです。
「サイボウズ Office 9」の更新情報の通知や、予定の開始前にリマインドを行えます。
複数のファイルを「サイボウズ Office ９」ファイル管理へ一度にアップロードできるクライアント用アプリケーションです。デジカメ画像や膨大な会議書類などをドラッグ＆ドロップによる操作で目的のフォルダへファイルを登録できます。
「サイボウズ Office 9」の情報をデスクトップ上で通知するクライアント用アプリケーションです。
「サイボウズ Office 9」を起動していなくても、新着情報や予定の開始時間をポップアップで通知します。
また、各ユーザーの在席情報を確認し、電話メモやメッセージを送信できます。
