「サイボウズ Office 9」プレミアムコースでは、「カスタムアプリ」機能が利用できます。
「カスタムアプリ」とは、業務に合わせたツールを作成する簡易的なデータベース機能のことです。従来は、Excelファイルで管理していた売上や備品管理などの情報を「サイボウズ Office 9」に集約することができます。常に最新の情報が表示されるうえ、柔軟なカスタマイズで様々なニーズに対応できるのが特徴です。
アプリを作ると言っても、難しい知識は必要ありません。管理したい情報の項目や種類を選択し、共有するユーザーを指定するだけで作成できます。
最初のうちは配布テンプレートをカスタマイズしてもよいでしょう。
商談状況を共有する「商談報告書」や見積もり発行を管理する「見積り依頼」、備品を管理する「備品管理」など、多数のテンプレートを用意しています。
中でもオススメしたいのが「共有タスク管理」としての使い方。
タスクの締め切りを設定すると「スケジュール」にも表示されるので見逃すことがありません。
提案書のドラフトを作ったから上司に送って確認してもらう、などタスクを他のユーザーに受け渡すこともできます。「作業中」「保留」「作業完了」など、ワークフローのように運用することも可能です。
ウィザードに従って設定していくだけで簡単にアプリを作成できます。入力項目に入るデータの種類は「文字列」や「数値」、「ラジオボタン」や「ファイル」など20種類から目的に応じて選択できます。
CSVファイルからデータの読み込みができるので、既存のExcelファイルや他システムのデータを共有できます。
登録されているひとつひとつのデータへ、スレッド形式の「コメント」を残すことができます。コメント機能を利用することで、一方的な情報の記録だけでなく、意見交換や業務フローの進行を「カスタムアプリ」上で行えます。
データの追加・更新やコメントが入ったタイミングで、「サイボウズ Office 9」のトップページやメールアドレスへ通知できます。
例えばクレームが入ったら責任者に自動で通知するなどの運用が可能です。
「締め切り日」や「担当者」「ステータス（状況）」を指定することで、タスク管理としての使い方ができます。
タスクを他の人へ回すことができるので、ワークフローのような使い方も可能です。
タスクの「締め切り日」をスケジュール上に表示したり、「ファイル管理」や「アドレス帳」に登録されたデータをカスタムアプリのデータ項目として利用できます。
また、掲示板やメッセージにカスタムアプリのURLを貼ると、カスタムアプリ画面を自動で表示できます。
アプリやデータ項目ごとに、閲覧・編集・削除など様々なレベルのアクセス権を設定できます。部署ごとのグループ単位でアクセス制御できるので、人事異動の際も設定し直す必要はありません。
条件によって色やフォントなどの書式を設定できるので、ステータスや目標達成状況に応じて色を分けるなど工夫次第でより見やすくカスタマイズできます。また、ユーザーやグループごとに標準の画面を個別に設定することも可能です。
ユーザーごとの売上金額など、簡単なデータの集計を行えます。データを加工する手間なく、Webブラウザー上で集計結果を確認できます。
カスタムアプリ同士を連携して、他のアプリからデータを参照・取得できます。
元となる情報に変更が発生しても二重で更新する手間なく最新情報を反映できます。
