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活用のヒント STEP2:ライブラリをカスタマイズしてみよう

必要な項目を追加する

自社に合った形で使えるようにするためサンプルライブラリをアレンジして入力できる項目を増やしてみましょう。
デヂエは、簡単な操作でデータベースをカスタマイズすることができます。
まずはライブラリの必要な「項目(フィールド)」を追加したり、削除して自分の会社の業務に合った形にしてみましょう。
ここでは、「社員名簿」ライブラリに「顔写真」項目を追加するケースを例に、設定方法をご紹介いたします。

設定方法

  1. 「ライブラリ管理」>「フィールドの設定」>「フィールドを追加する」をクリック
  2. フィールドタイプのプルダウンからを「ファイル」を選択
  3. 「次にフィールドの情報を設定する」をクリック
  4. 「フィールド名」に「顔写真」を入力し「追加する」をクリック




確認方法

「レコードを登録する」をクリックすると、登録画面に「顔写真」の項目が表示されています。


必要な項目を追加する

運用が進むとライブラリには多くのレコードデータが蓄積され、
その中から特定の情報だけを表示させるのに毎回検索を行うのは面倒なものです。

デヂエではライブラリに検索条件を保存しておくことができる「絞り込み」機能があります。
「絞り込み」を設定することで、簡単に目的の検索結果を表示できるようになります。

ここでは、「総務部への依頼受付」ライブラリを例に挙げて設定方法をご紹介いたします。
「総務部への依頼受付」で大切なことは、登録されている依頼への対応漏れがないことです。
そこでステータスのフィールドが「未処理」のレコードだけを表示させる「絞り込み」を作ってみましょう。

設定方法

  1. 「ライブラリ管理」>「ライブラリの基本設定」>「絞り込み」をクリック
  2. 「追加する」をクリック
  3. 「絞り込み名」に「未処理」と入力し。プルダウンから「ステータス」が「未処理」「と同じ」に設定
  4. 「追加する」をクリック




確認方法

  1. ライブラリタイトル「総務部への依頼受付」をクリック
  2. レコード一覧画面の「絞込」のプルダウンから「未処理」を選択する



STEP3 複数メンバー間でデータを有効に活用しよう