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「ガルーン」とセカンドグループウェアとの併用について

企業内での情報共有に加え、企業間での情報共有やプロジェクト管理、また家族や友人との連絡でも情報共有できる場を設ける、セカンドグループウェアの利用が広がっています。今回は、セカンドグループウェアである無料コラボレーションツール「サイボウズLive」と「ガルーン 3」の併用活用についてご紹介いたします。

1.企業間やプライベートでもグループウェアを

すでにグループウェアを導入している企業の中には、運用中のものとは別にもう1つグループウェア(セカンドグループウェア)を構築して情報共有の環境を持ちたいという要望をよくお伺いします。

なぜ、セカンドグループウェアを持ちたいかについて、その理由をいくつか抜粋してみます。

  • サークル、同期のメンバー等、業務以外のプライベートなコミュニティでの連絡やスケジュールを管理したい
  • 社内で管理している一部の情報について、社外でも共有を行いたい
  • 業後や休日のスケジュールを登録する前に、家族のスケジュールを確認したい
  • 災害の場合に備えて、緊急連絡手段として利用したい

上記は理由の一部ですが、セカンドグループウェアには企業の内外、年齢、ユーザー層等にとらわれない広い範囲での利用が広がっています。

2.セカンドグループウェアにもとめられる機能や仕様

では、セカンドグループウェアについてどのような機能や仕様が求められているか、その代表的なものを以下に記載します。

  • メインのグループウェアより安価であること
  • 幅広いユーザー層が利用できる、簡単で使いやすい製品であること
  • 社内外問わず、パソコンまたは携帯端末を使ってどこでも利用できること
  • 地震などの災害がおきた場合でも使用できる災害に強い製品であること

上記はセカンドグループウェアにおいて、どれも欠かすことのできない重要な要素であると言えます。

3.クラウド型の無料コラボレーションツール「サイボウズLive」

弊社にはクラウド型の無料コラボレーションツール「サイボウズLive」という製品がございます。1グループの登録メンバーが20名以下(2012年1月末までの期間限定で、1グループ100名まで利用可能)、1グループにつき500MBの使用制限がございますが、無料でいくつもグループを作成することができます。

 ※ 有料となりますが、使用制限を超えて使用することも可能です。

画面

サイボウズLiveの画面

安価で使いやすいという面もあり、セカンドグループウェアに最適な製品となっています。
「サイボウズLive」についての詳細は以下のページをご覧ください。

▼ サイボウズLive
http://live.cybozu.co.jp/

4.「ガルーン 3」と「サイボウズLive」のスケジュール連携について

「サイボウズLive シンク for Windows」を利用することで、「ガルーン 3」から「サイボウズLive」にスケジュールデータを転送することが可能となります。そのため、双方のグループウェアでスケジュールを二重に登録する必要はございません。

画面

「サイボウズLiveシンク」「基本設定」画面と「同期対象の設定」画面

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スケジュールデータの転送元である「ガルーン」のスケジュール画面

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スケジュールデータが転送された「サイボウズLive」の画面

 ※ 「ガルーン」から「サイボウズLive」への片方向の同期となります。
 ※ その他にも、サイボウズ Office 7, Office 8, Google カレンダーでスケジュールの連携が可能です。

「ガルーン」環境で「サイボウズLiveシンク」を使用する場合は「ガルーン」の「サービスライセンス」が必要となります。詳細につきましては、下記のページをご参照ください。

▼ サイボウズ ガルーンで「サイボウズLive シンク for Windows」を利用できますか?
http://help.cybozuLive.com/faq201105171645/