サイボウズ Office 見学ツアー

「カスタマイズ性、コスト対効果、手厚いサポートが魅力」
スタートアップ企業の成長を支えるグループウェア
株式会社ベストワン

2017年4月19日、3回目の「サイボウズ Office 見学ツアー」が開催された。今回の会場は、新横浜にある株式会社ベストワンのオフィス。ネットショップで販売する、輸入住宅用建材が使われた北欧風のおしゃれ空間だ。
当日、見学ツアーの参加者を迎えてくれたのは、株式会社ベストワンの代表取締役社長、影山潤氏。経営者や営業など仕事の傍ら、前職時代も合わせると「サイボウズ Office」の管理者を3年以上続けている。現在のグループウェア活用法や、これまでの経験に基づく活用のポイントについて話を聞いた。

見学ツアーとは?

「サイボウズ Office」を導入している企業を訪問して、グループウェアの活用について学ぶツアーです。
「使っている企業の話を聞いてみたい」という「サイボウズ Office」の導入を検討中の方や、「もっと活用したい」という導入済みの方におすすめです。

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はしご専門のネットショップを運営し、成長中

――ベストワンのこと――

ネットショップで住宅用建材を販売

株式会社ベストワンの設立は2014年。影山氏の父が経営する、関連会社のスキャンインターから独立する形で創業した。スキャンインターでは、法人向けの卸売業が中心だったのに対し、ベストワンでは売上のほとんどがネットショップ。現在、ヤフオク、Amazon等も含め、5つのネットショップを運営し、インターネットを活用した、新たな販路を開拓しているという。

取り扱う商品は、ロフト用はしごなどの輸入住宅建材を中心に、太陽光パネルや雑貨などと、多岐に渡る。オフィスに併設されたショールームには、主力商品のはしごがずらりと並ぶ。近年、二段ベッドやロフト付きアパートなどで利用される、おしゃれなはしごの需要が増えているという。一方で、はしごを専門に取り扱うネットショップは珍しく、ベストワンのネットショップには、多くの人が訪れる。

事業の拡大を受けて、この春から社員が5名に増えた。現在は、社内オンラインショップのWebページを作成するチームと、主に顧客対応を行うチームに分かれて仕事をしている。

創業直後の成長を支える複数のクラウドサービス

ベストワンでは、グループウェアだけではなく、会計、プロジェクト管理、ネットショップの管理など、様々な業務システムをクラウドサービスで利用している。変化の目まぐるしい創業直後の時期だけに、業務システムには柔軟さが要求される。そこで、手軽に導入できるクラウドサービスを選択し、1つのサービスにこだわることなく、そのときどきの状況に合わせて最適なシステムを組み合わせて利用しているという。そのため、情報収集には積極的だ。影山氏は「インターネットでの情報収集はもちろん、外部のセミナーに足を運ぶことや、口コミで情報収集をしている」と話す。

「サイボウズ Office」は、手厚いサポートが魅力

グループウェアは、スケジュール共有に課題を感じたことがきっかけで導入を決めた。導入時には、カスタマイズ性、リーズナブルな価格、手厚いサポートが決め手となったが、3年たった現在もその評価は変わらないという。

「カスタムアプリを活用することで、ちょっとした業務でも気軽にシステム化でき、効率化を実現できているので、コストパフォーマンスには満足しています。活用の幅を広げるため、サポートセンターもよく利用します。非常に親身になって相談に乗っていただけるので、みなさんもぜひ機会があれば利用してみてください。」(影山氏)

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創業期の業務を支えるグループウェア機能とは

――サイボウズ Office 活用方法――

続いて、「サイボウズ Office」の活用方法について話を聞いた。「サイボウズ Office」の中でも、よく使っているアプリケーションをランキング形式で紹介していただいた。

第1位:スケジュール「社員全員のスケジュールが確認できる」

スケジュールは、全社員のスケジュールを確認するため、毎日利用されている。外出予定やその日の作業予定を登録するほか、設備予約も利用している。会議室や、ネットショップで販売する商品の撮影ブース等を「施設」に登録し、利用時には設備予約を必須としている。こうすることでバッティングを防いでいるという。予定メニューは、グループごとに色を分けている。

また、予定によっては非公開設定にするなど、スケジュール機能がフル活用されていた。

第2位:メッセージ「社内の連絡にEメールはやめた」

「サイボウズ Office」導入以前、社内のコミュニケーション手段はEメールだった。しかし、外出の多い影山氏は、社外でEメールを確認することに不便を感じていたそうだ。

「Eメールの不便さを運用相談Cafeで相談すると、メッセージの利用を提案されました。それ以来、社内のやり取りはEメールをやめてメッセージを使うようになりました。コメント欄を使うと、1つの用件に対してスレッド形式で表示されるので、経緯が追いやすくなりました。また、『新着通知アプリ』では、外出中もプッシュ通知を受け取ることができます。以前はパソコンを開いてメールを確認していたので、スマホだけで確認・返信ができるようになって便利になりました。」(影山氏)

また、メッセージには「いいね!」ボタンを押せるリアクション機能があるため、メールを使っていたときと比べて、手軽に確認したことを伝えられるようになったのも利点だという。影山氏は「確認したことを伝えたいだけなのに、毎回返信するのは大変だった」と話す。

メッセージ機能は、「検索」も活用されている。過去のお客様名や、商品名などを検索すれば、関連する情報が出てくる。

第3位:タイムカード「毎日の勤務時間を打刻し、書き出したデータを会計ソフトに登録」

「タイムカード」は、社員の勤務時間を確認するために利用している。出社したらサイボウズを立ち上げて、帰るときにはログアウトすると、「タイムカード」の自動打刻機能で勤務時間が記録される。電車遅延やパソコンの不調などでログインが遅くなってしまったときなどは、備考欄にその理由を記載する。毎月15日の給与締め日には、前月16日から当月の15日までの日にちを指定して、タイムカードのデータをCSVで書き出す。そのデータを毎月会計ソフトに入れている。
休暇や遅刻、早退などは、別途勤怠管理のカスタムアプリを利用している。有給は、その勤怠管理アプリを見ながら、会計ソフトに直接入力しているそうだ。

「以前は別の勤怠管理システムを利用していましたが、打刻忘れなどがありました。サイボウズは出勤時と退勤時は必ずチェックするので、運用がシンプルになって良いと思います。その半面、決まった機能しか無いのでこれ以上のことはできませんが、今の会社の規模なら十分です。また、現状は私以外に社外からアクセスする社員はいないため、タイムカードの自動打刻機能でずれが生じることもありません。」(影山氏)

第4位:日報アプリ「ビューの切り替え機能で部署ごとに必要な項目だけ登録」

ベストワンでは、カスタムアプリで作った日報アプリを使っている。カスタマーサポートのチームとそれ以外のチームで報告する内容が異なるため、最初に表示するビューを分け、チームごとに必要な項目のみ登録するようにしている。登録された日報は、社長が毎日チェックをして、「確認済み」のチェックボックスにチェックを入れている。

「箇条書きでわかりやすくすることで、日報作成や確認に時間をとられないようにしています。」(影山氏)

日報の他にも、「社員名簿」「お弁当注文」「目安箱」など様々なカスタムアプリが活用されている。

「テンプレートが充実してきたので、まずはやりたいことに近い配布アプリをダウンロードしてみて、物足りなければサポートセンターに電話しながら作っています。」(影山氏)

第5位:ToDoリスト「スケジュール上でタスク管理ができる」

「サイボウズ Office」のToDoリストは、個人のタスクを登録して、トップページやスケジュール上に表示できる機能。すぐに取り掛かれないタスクを、ToDoリストに登録して忘れないようにしているという。

「締切を過ぎると強調表示されるのがいいです。他にも個人用のToDo管理ツールはいろいろありますが、いつも見ているスケジュールと連動しているところが便利です。」(影山氏)

ワンポイント:トップに出す

「トップページで通知を見て、すぐに対応できないものは、『トップに出す』機能を活用しています。以前は、付箋などを併用して忘れないようにしていましたが、この機能を知ってからは便利になりました。これもサイボウズの方に教えていただきました」(影山氏)

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「運用のポイントは、定期的な見直し」

――質疑応答コーナー――

見学ツアー中には、参加者からの質問にも回答いただいた。

スケジュールに予定としてタスクを登録するのとToDoリストを使うのは、どう違うのでしょうか。

「スケジュールに予定として登録すると、そのタスクが終わっていなくても次の日に持ち越すことができません。ToDoの場合は警告マークがついてスケジュール上に残り続けます。」

共有タスク管理はどうしていますか。

「すぐに終わる簡単なものは、メッセージで依頼しています。資料作りなど時間のかかるタスクは、カスタムアプリで作った『共有タスク管理』に入れています。
Web制作チームは、別サービスの『Brabio』を使っています。月末の会議で、次月にやることを決めてそれを登録しています。」

掲示板とメッセージの使い分けを教えてください。

「定型の内容で利用頻度が高いものは、メッセージではなく掲示板を利用しています。
掲示板でよく使っているのは、『欠品商品リスト』です。掲示板の本文には、現在欠品している商品のリストや再入荷の時期などをまとめて記載しています。欠品の追加があったときや欠品商品が入荷したときは、本文の更新とコメント欄で連絡します。本文を見れば現在の状況を、コメント欄をみればその経緯を時系列で追うことができます。

メッセージは非定型な業務に利用することが多いです。前述したとおり、Eメールの代わりに利用していて、1つの用件に対して1つメッセージを立てています。」

トップページがスッキリしていて見やすいですね。運用のポイントを教えてください。

「始めはいろいろなカスタムアプリを作ったり、スケジュールの予定メニューもたくさん作ったりしていましたが、使って行くうちに利用頻度にばらつきが出てきます。定期的に見直して統廃合を行い、シンプルで見やすい画面になるよう心がけています。」

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今日の見学ツアーはいかがでしたか?

――参加者からの感想――

最後に、見学者に感想を聞いた。

「当社はこの4月から『サイボウズ Office』を導入しましたが、まだスケジュール機能しか活用出来てないのが現状です。今回、株式会社ベストワン影山社長の使用例を聴き、メッセージ・日報・報告書等試してみたいと感じました。 近く運用相談Cafeに伺います。今後とも宜しくお願い致します。」株式会社鋼人舎 徳永勝 様

「同じ『サイボウズ Office』を利用させていただいていますが、同じサービスでも会社ごとの使用のパターンがあり興味深かったです。
見学ツアーは異業種交流会のような側面もあり、他業界を知ることが出来ますのでとてもうれしく思っています。カスタムアプリに関してはテンプレートをカスタマイズされていることが参考になりました。カスタムアプリは最初から作る方がいいと思い込んでいましたが、開発時のノウハウもあるかと思うので使用してみたいと思いました。」株式会社メカ 佐野恵己 様

ありがとうございました!

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