サイボウズ Office 見学ツアー

サイボウズで製造業の業務改善を
株式会社メカ

今回の見学ツアーは、株式会社メカの千葉県にある白井工業団地内にあるオフィスを訪問して、代表取締役社長の大城洋美氏、営業部長でグループウェア活用やカスタムアプリの設計を担当する原田直幸氏にお話をうかがった。

見学ツアーとは?

「サイボウズ Office」を導入している企業を訪問して、グループウェアの活用について学ぶツアーです。
「使っている企業の話を聞いてみたい」という「サイボウズ Office」の導入を検討中の方や、「もっと活用したい」という導入済みの方におすすめです。

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主力のろ過機をはじめ、厨房機器を製造

――株式会社メカのこと――

初めに、株式会社メカの歴史について話を聞いた。

株式会社メカのこと

株式会社メカは、先代の社長(現会長)が創業して42年になる。2016年の10月に、大城氏が社長に就任した。現在、従業員は21名。千葉県白井市で、油のろ過機や自動フライヤーの設計開発、製造、販売、メンテナンスを行っている。千葉県経営革新優秀企業知事表彰を受賞するなど、経営手法も注目を集めている。

ゆるキャラ、ナイスくん。大城氏は「お客様にはメカよりナイスくんのほうが親しまれています。」と話す。

食品用油のろ過機「廃油ナイスくん」

主力製品の油のろ過機は大手飲食チェーンに導入

食品用油のろ過機「廃油ナイスくん」がメカの主力製品。ろ過機の導入によって使った油の酸化や匂い、色を改善することができる。そのため、飲食店では油の購入量を3〜6割減らせるだけではなく、重たい油を持ち上げたり運んだりする廃油作業も不要になる。てんぷらなどの揚げ物を提供する飲食店に多く導入されていて、導入実績は全国で5,500事業所に上るという。

この「廃油ナイスくん」を利用するためには、消耗品のフィルターを定期的に購入する必要がある。メカではろ過機の製造とメンテナンスに加えて、消耗品の販売によって安定した収益が得られている。

また、ろ過機以外にも、自動フライヤーや自動ゆで麺機など自動化による省人化に貢献できる製品も提供している。

「昨今、飲食業界では人材不足が深刻になっています。今後は、教育期間が短く済む厨房機器や、自動化によって人材不足を補うような商品の提供にも力を入れていきます。」(大城氏)

製造・メンテナンスを行う工場を見学

工場見学では、ろ過機が実際に生産されているところや、不具合の出たろ過機がメンテナンスされているところを見学した。

「油のろ過機は、すでに稼働しているフライヤーの下に設置されることが多いため、フライヤーのサイズに合わせたものを用意します。そのため、基本的には在庫は持たずに受注生産を行っています。」(原田氏)

工場でも、一人一台パソコンが設置されていて、メンテナンスを行うときなどは、その情報を「サイボウズ Office」のカスタムアプリで確認したり、メンテナンス内容を登録したりしている。

参加したオカフーズさん、スワロースポーツさんにステンレスのレーザー加工機で作ったロゴプレートをプレゼントいただきました。素敵なおもてなしをありがとうございました。

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部署を横断したメンテ業務の中心にあるカスタムアプリ

――Office 活用方法――

続いて、「サイボウズ Office」の活用方法について、お聞きした。

リレーションがポイントの「メンテ管理アプリ」

「サイボウズ Office」のカスタムアプリの活用度が高く、中でもメンテナンス管理や顧客情報管理がよく使われている。メンテ管理アプリは、不具合の出たろ過機を、修理受付から修理、請求までの進捗を管理するもの。

メンテ管理アプリでは、「文字列」や「メニュー」の項目を利用するのではなく、「リレーション」機能を使って他のアプリの情報を読み込んでいる。他のアプリを読みこんでいるのは、顧客情報や不具合の症状、処置、原因、使用した部品の情報。

リレーションを利用すると、メンテ情報を入力するときに、直接入力をする手間を省くことができる。また、直接入力にする場合と比較して、表記の揺れを防ぐことができため、メンテ完了後に故障の起こりやすい箇所の分析や、今後の発生頻度の予測など、蓄積されたデータを様々な切り口で分析できるようになる。カスタムアプリでは「メニュー」の項目を設定することもできるが、選択肢の検索ができないため、件数が多い場合は別のアプリとのリレーションの利用が適しているのだそうだ。

部署ごとに適切な情報が表示される「納品管理アプリ」

「納品管理アプリ」は、営業部が受注してから製造部が発送するまでの予定を管理する、カスタムアプリ。このアプリのポイントは、カレンダービューで、出荷日や納品日が見やすく表示されるところだ。

カスタムアプリには、ビューの切り替えや最初に表示する画面を、ユーザーごとに変更することができる。同じ納品管理でも、製造部では出荷予定日を確認する頻度が高く、営業部では納品日をよく確認する。そこで、製造部のメンバーがログインすると、出荷日がカレンダーに表示され、営業部のメンバーがログインすると納品日がカレンダーに表示される設定をしている。

また、カレンダービューで各項目が見やすいよう、「出荷先情報の先頭にを付ける」等の入力ルールをアプリのメモ欄に記載して、統一している。

業務改善を後押しする「QMS変更管理アプリ」

メカでは、利用中のカスタムアプリの設定を変更するときは、QMS(品質マネジメントシステム)変更管理アプリに履歴を残している。以前ISOを取得していたときに必須だった工程で、ISOの取得をやめた現在も継続している。

カスタムアプリの設定を変更するときは、アプリ名のうしろにつけているバージョン番号を上げて、「メンテ管理003」を「メンテ管理004」に変更する。QMS変更管理アプリには、各バージョンで、どうして変更したのか、どこをどう変えたのかを記録として残している。

「何年かたってからでも、どういう経緯で変えたかや、いつ変えたかがわかるようになっています。過去の経緯がわかると、業務の見直しがしやすいです。」(原田氏)

また、変更の履歴が極端に少ないアプリは「業務フローに改善の余地があるはずだ」という観点から見直しを行っている。

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カスタムアプリを運用するための工夫

――質疑応答コーナー――

最後に、見学ツアー参加者からの質問にも、回答いただいた。

カスタムアプリのバックアップはどうしていますか?

「顧客情報、メンテナンス管理、など顧客情報にまつわる部分は、大切な資産なので、1ヶ月に1回カスタムアプリ独自のDBM形式のファイルをダウンロードし、バックアップとして保存しています。現在利用中のアプリのデータが何らかの理由で利用できなくなってしまった場合も、別の環境で復旧させるためです。
カスタムアプリの操作に慣れていないときに、誤ってアプリを消してしまう、ということがおこりました。そのため、定期的なバックアップに加えて、アプリの設定を変更するときにも必ずバックアップとしてDBMファイルをダウンロードしてから、変更することにしています。」(原田氏)

導入当初はどうやって活用を進めましたか?

「導入直後は、経営陣がグループウェアに書き込み過ぎてしまって、みんながついて来られない、ということが起こりました。情報発信の仕方も大事だと思います。 また、カスタムアプリでシステム化すべき業務を見極めるのも、始めの頃は失敗が多かったです。困ってもないのに、先回りしてしまうと結局使われず、失敗することもありました。」(大城氏)

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今日の見学ツアーはいかがでしたか?

――参加者からの感想――

今回の見学ツアーでは、カスタムアプリの活用ノウハウに注目が集まった。

「サイボウズも経営もともに良くしていく仲間を求めて参加しました。」(スワロースポーツ 矢野様)

「事前に確認させていただきたかった「リレーション」の機能について、原田部長の詳細な資料と、実際の画面を見せていただき、とても分かりやすかった。それ以外にも、工場見学や交流会等、とても勉強になることが多かった。」(スワロースポーツ 大畑様)

メカさん、そしてご参加いただいたみなさま、ありがとうございました。

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