サイボウズ Office 見学ツアー

「介護に専念できる環境」をサイボウズで構築
シャローム株式会社

2017年11月17日に、「サイボウズ Office 見学ツアー」が大阪で初めて開催された。会場は、大阪府堺市を中心に介護保険関連事業を営むシャローム株式会社の一条通支所。参加者は「サイボウズ Office」を利用中の方と利用を検討中の方、合わせて6名だ。シャロームからは総務チーフ 加藤徹 氏に登壇いただき、介護の現場における「サイボウズ Office」の活用方法と、「介護士にとって使いやすい業務システム」にするための工夫についてお話しいただいた。

見学ツアーとは?

「サイボウズ Office」を導入している企業を訪問して、グループウェアの活用について学ぶツアーです。
「使っている企業の話を聞いてみたい」という「サイボウズ Office」の導入を検討中の方や、「もっと活用したい」という導入済みの方におすすめです。

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サイボウズは介護事業にフィットしたグループウェア

――シャローム株式会社のこと――

シャローム一条通支所

はじめに、シャロームの事業内容や「サイボウズ Office」の利用目的について聞いた。

介護保険事業全般を手がける会社

シャローム株式会社は、大阪府堺市を中心に13箇所の介護事業所を運営している。屋号は「やすらぎの介護シャローム」。訪問介護・訪問看護・訪問看護リハビリ・デイサービス・ケアプラン・有料老人ホーム・グループホーム・福祉用具・介護タクシーなど、介護保険事業全般を手がけている。

2017年現在、同社では登録ヘルパーを含め約600名が働いており、そのうち300名が「サイボウズ Office」ユーザーだ。利用者は会社幹部から現場のヘルパーさんまで幅広い。上層部になるほど「サイボウズ Office」の利用頻度は高く、現場のパートスタッフは一部がアカウントを持っている。

光る「歩くデイサービス」

シャロームの介護施設は特徴的だ。加藤氏は、人は麻痺を患ったり寝たきりになると「歩く」ことを渇望するようになると話す。シャロームのある利用者さまが「歩くことを夢にまで見る。歩かせてくれないから歩けないんだ」とこぼしたことがあったそうだ。この言葉がきっかけとなり、「高齢者に歩く機会を与えない状況」を取りさった「自力歩行を目指せるステーション」をオープンした。事業者としてはリスクの高い運営方針だが、例えば「自分でトイレに行けたときの高齢者の喜び」は大きく、人気の施設となっている。

「介護に専念できる環境」にこだわる

シャロームの設立は1999年。社長の自宅を介護施設に改装し、一家で介護サービスを始めたという創業のエピソードは、2003年放送の「介護家族〜花咲きまっか〜」としてドラマ化された。ドラマの冒頭で描かれた「現社長の俣木泰三氏が家族に内緒で会社を退職。ケアマネージャー試験を受けていた」というシーンは実話という。そんな「介護をしよう!」という思いで設立された会社なので、可能な限り「事務作業や情報共有の難しさ」を解消しケアに注力したいと考えている。そのためにサイボウズOfficeは欠かせないという。

セミナーの冒頭で加藤氏は「サイボウズの最も良いところは一般の方でも「何となくなくの感覚」で使え、ITに強い人は「使いこなして仕事を深掘り」できる点です。これができるのがサイボウズだと思って社内で活用しています。」と語る。「サイボウズ Office」は介護事業にフィットしたグループウェアであり業務システムというわけだ。

写真中央はシャローム専務の俣木泰和氏。「IT化がなかなか進まない福祉業界であっても『サイボウズOffice』は活用できており、経営に役立っています。」と語る。

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アプリの「使いやすさ追求」で、複雑な介護の現場が明快に!

――サイボウズ Office 活用方法――

セミナーで加藤氏は、自社の活用法を惜しみなく公開してくれた。

続いて、具体的な「サイボウズ Office」の活用方法について、お聞きした。

「サイボウズ Office」の全機能をフル活用

シャロームでは「サイボウズ Office」の「標準アプリケーション」の多くを使いこなしている。自社の業務に合わせて自由に構築できる「カスタムアプリ」の活用度も高く、「介護施設の利用者様の情報」「ヒヤリハット情報」「求人受付」など数十個のアプリが稼働中だ。

同社ではターミナルサーバーをたて、VPNで各拠点にネットワークを張り巡らせている。これによりどの拠点からも「サイボウズ Office」を快適に利用できる。社外からもアクセス可能だ。外部接続サービス「サイボウズリモートサービス」を併用し、営業職や役員が外出先からiPhoneやiPadで「サイボウズ Office」にアクセスしている。

セミナー資料より。標準アプリケーションはもちろん、多くのカスタムアプリが活用されている。

サイボウズを介護の現場に入れるコツ

シャロームではトップページを「全社共通のリンク集」と位置づけている。具体的には、トップページには、頻繁に使う業務システムへのリンク・介護マニュアルへのリンク・自治体の福祉情報へのリンクなどが集約されており、業務に欠かせない情報へのリンク集になっている。
このため、現場スタッフは迷うことなく必要な情報を収集したり、目的の業務システムにアクセスできる。「誰も迷わない」。そんなトップページの追求こそ、介護の現場でサイボウズ活用が進んでいる最大の要因である。

トップページ:全社へのお知らせとして使われることの多い「トップページでの連絡」をよく使う情報のリンク集として利用している。

新人が迷わない「魔法の掲示板」

特筆すべきは「社内問合せ窓口」という名の掲示板だ。「サイボウズ Office」のアプリで構築された「社員の携帯電話一覧へのリンク」や「印刷物発注アプリへのリンク」などがまとまっており、業務で必要な手続きを一瞬で見つけられる。このリンク集のおかげで、「サイボウズ Office」の仕組みを理解していない新人スタッフであっても最初の段階でつまずきにくい。掲示板の工夫こそ「サイボウズ Office」が「誰でも使えるツール」となっている鍵であり、業務をスムーズにしている潤滑油なのだ。

掲示板の画面:社内の問い合わせ窓口をまとめて表示している

重要指標をトップページに「表」で置き意識向上

「サイボウズ Office」は「カスタムアプリの中身をそのままトップページに貼る」ことができる。この機能を利用してシャロームでは重要な経営指標「老人ホームの空室状況」などをスプレットシート形式でトップページに表示させている。「サイボウズ Office」を開くだけで重要指標を自然と意識できる効果はとても大きい。

トップページに表示している入居状況速報

カスタムアプリ「入職手続き」で採用効率アップ

シャロームでは毎月10名以上を採用している。応募数は50〜70件/月にのぼり、その一人ひとりに連絡をとる作業は大変だ。これを効率よく進めるためのカスタムアプリを作成。オフィス見学ツアーの時点で約3,000名の応募者をこのアプリでさばいていた。

「入職手続き」アプリの詳細はこうだ。応募者の受付業務では、応募者の住所・電話番号などの必須情報を「アプリに設けられたヒヤリング項目」に入力する。このとき、応募者が母子家庭や60歳以上であれば助成金を受けることができるため、助成金に関わる情報を入力するチェックボックスをONにする。

ここからがこのアプリの優れた点だ。受付業務の「完了」ボタンが押されると面接担当者に通知が自動で飛ぶのである。応募後すぐに面接日を決めるスピードが採用では重要だ。受け付けてから面接のセッティングまで2〜3日も間があくと他社に決まってしまうためだ。面接官は通知を受け取るとすぐに応募者にアプローチする。

採用が決まると、「サイボウズ Office」のステータスを「採用手続き」に変更する。この段階で「介護ソフトのアカウントが必要」と登録されたワーカーなら介護ソフトの担当者に自動でアカウント発行依頼のメールが送信される。入職にともない準備が必要な箇所全てに通知が飛ぶ仕組みである。

このカスタムアプリ1つで全ての採用フローをミスなく素早く遂行できるようになっている。驚くことに、応募者登録で入力されたデータを「クロス集計機能」を利用して、求人媒体別に応募者数まで集計しているという。

  • 受付

    入職希望者から電話を受けた担当者が、ヒヤリングした内容をアプリに登録すると、面接担当者に通知される。

  • 面接調整

    通知を受け取った面接官は、日程を調整して面接を行う。

  • 採用申請

    面接結果をアプリに入力して、合格の場合は採用申請を行う。

  • 各種設定

    採用が決まったら、システムのアカウント作成の担当者に通知が飛ぶ。
    設定完了の連絡も、アプリ内で行っている。

  • 分析

    求人誌やサイトなど、媒体別に入職者数を分析。効率よく採用活動ができる。

入職手続きアプリの画面:ステップごとに必要な情報を見られるように、複数の「ビュー」が設定されている。

カスタムアプリ「廃棄物情報共有」で事務の手間削減

事業所では色々な粗大ゴミがでる。ごみ処理業者に処理費用の見積を依頼するとき、「13の事業所からゴミ情報を集める作業」は大変だ。シャロームではこれをカスタムアプリで効率化している。やり方は簡単。「廃棄物情報共有」アプリに各事業所が捨てたいゴミを入力するだけだ。常に最新情報を閲覧できるExcelのような使い方である。これにより全事業所のゴミの量が1画面で把握できるため、「廃棄物情報共有」の画面を処理会社にFAXするだけで見積もり依頼が完了する。

「廃棄物情報共有」の画面

カスタムアプリの「メール通知機能」応用で時短

社員の個人携帯から「仕事用の通話」をする際に、通話料金を自動的に会社請求にできる公私分計のサービスがある。シャロームでは、携帯電話の利用頻度が少ない一部の社員がこのサービスを利用しているのだが、申込みには社員の住所や電話番号などを聞き、業者とメールの送受信を何度か行う必要があり少々手間である。この一連の登録業務をカスタムアプリで簡略化した。

具体的には、「アプリのステータスを依頼に変更する」だけで外部の業者に依頼メールが自動で送信される。これは、「サイボウズ Office」利用ユーザー向けに用意されている、メール通知の機能を応用している。このアプリのメール通知専用のアカウントを作成して、社外に自動でメールが配信される仕組みになっている。設定完了のメールが届くと、ステータスを「完了」に変更。直後に社員に対して「サービスの登録が完了した」旨のメールが自動で配信されるようになっている。

「0063」カスタムアプリの登録画面と、メール通知の設定画面。

カスタムアプリ「施設利用者さまの掲示板」で介護に専念できる老人ホーム運営を実現

老人ホームや介護施設で必ず課題になるのが「利用者さまの情報共有と申送り」だ。例えば「入居者60名の情報を、スタッフ30名が把握する」。これには非常に労力がかかる。シャロームでも以前はこの業務を「紙の資料」で行っており困難を極めていた。様々な福祉ソフトを試したが、どれも帯に短したすきに長し。そこで「サイボウズ Office」を用いて自分たちの手で「介護の現場にフォットしたカスタムアプリ」を作り上げた。その事例を紹介する。

有料老人ホーム「晴れる家4号館」

シャロームの介護現場で最も「サイボウズ Office」の活用が進んでいるのが有料老人ホーム「晴れる家4号館」である。同館で利用しているカスタムアプリは目的ごとに「入居状況」「ケア詳細アプリ(ケア&看護の申送り)」「ケアチェック(血圧や食事摂取量などの数値記録)」「ひやりはっと」「事故報告」などがあり、現場の状況を詳細に記録できるようになっている。

しかし、ヘルパーにとっては「ケアの直前に複数のアプリを素早く閲覧する」のは困難だ。これを解決したのが「サイボウズ Office」の「カスタムアプリ内の情報をそのまま貼り付ける機能」を使った「利用者◯◯さまの掲示板」である。この掲示板では複数のアプリに分散した「訪問介護」「ケアチェック」「申送り」「ひやりはっと」「事故報告」などの「ある利用者さまの情報」を一画面でチェックできる。

ある利用者様の掲示板画面:書式編集とカスタムアプリのインライン表示を使って、掲示板の本文に利用者に関する情報をまとめている。

「晴れる家4号館」のスタッフは全員「サイボウズ Office」のアカウントを持っており、主に利用者さまの掲示板を利用している。動き回る仕事のためiPadで閲覧・入力を行う。出勤すると「その日担当する利用者さまの掲示板」を閲覧し、申送りや状態をチェックしてからケアに向かう。このおかげでスタッフ全員で正確な情報共有ができるようになっただけでなく、新人スタッフも初めて対面する利用者さまの状況を正確に把握できるようになった。

iPadを使うヘルパー

入力も簡単だ。「利用者◯◯さまの掲示板」の上部に大文字で設けられた「ケアチェック」などのアプリへのリンクボタンを押すと「◯◯さま専用の入力画面」に飛ぶ。ここではラジオボタンやプルダウンメニューを選ぶだけでほとんどの状況を報告できる。「スタッフの仕事はアプリを入力することではなく、利用者さまの状況報告です。」加藤氏は「報告を完了するまでの障害」をできるだけ無くすことにトコトンこだわっていた。

利用者さまの詳細情報を入力する画面。ほとんどの項目は、ラジオボタンやプルダウンで選択できるように設計されている。

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パソコンが苦手なスタッフでも「サイボウズ Office」を使える理由

――質疑応答コーナー――

最後に、見学ツアー参加者からの質問にも、回答いただいた。

パソコンが苦手なスタッフが「サイボウズ Office」を使いこなすコツは?

「まずは新人研修で『サイボウズ Office』の研修を行います。最初のハードルはログインです。当社の場合、ログインするにはIDを入れる必要はありません。自分の名前をクリックして初期パスワードを入れるだけで良いようにしています。ここでのポイントは初期パスワードを分かりやすいものにしておくことです。」

「また、とてもITが苦手な方であっても『利用者さまの掲示板』だけは使ってもらうように指導します。このときのポイントは「文字入力なし」でも扱えるように「サイボウズ Office」を設定しておくことです。例えば介護スタッフに利用者さまの名前を打ち込んでもらうと、漢字・ひらがな・スペースなどが入り混じるため、統一性のない情報になってしまいデータの集計に支障が出ます。そこで、あらかじめ会社が利用者さまの名前を登録し、『名前』の入力欄には『名前データの再利用』を意味するタグを仕込みました。これでスタッフは名前を選ぶだけで入力ができます。この一工夫で統一された情報が収集可能になり、生きた情報として活用できています。」

介護施設での入力端末の設置状況を教えてください。

「『サイボウズ Office』で利用者さまの情報共有を行っている『晴れる家4号館』は詰め所にパソコンがそれぞれ1台とタブレットを4台を備えています。これらをスタッフ30人で共用しています。同施設のスタッフは1人1アカウント持っているのでスマートフォンからも『サイボウズ Office』を利用できます。」

介護事業を営んでいます。スタッフに「サイボウズ Office」でどこまでの情報を共有すべきでしょうか?

「『サイボウズ Office』はアクセス権を設定できます。例えばクリスマスパーティーの情報は全員に伝えますが、視察報告などは特定の役職だけに届けます。シャロームでは情報の内容に応じて閲覧できる人を設定しています。」

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今日の見学ツアーはいかがでしたか?

――参加者からの感想――

サイボウズを約10人で利用しています。カスタムアプリの活用方法が参考になりました。

約60名のスタッフで「サイボウズ Office」を利用しており、外出の多い職種の在籍確認を行っています。今後さらに活用をすすめ業務効率化を図るためのノウハウを得られました。

「サイボウズlive」からの乗り換えを考えています。介護の現場での「サイボウズ Office」の使い方を知ることができて良かったです。

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