サイボウズ Office 見学ツアー

営業現場のグループウェア活用法
東北コピー販売株式会社

今回の見学ツアーは、福島市に本社のある、東北コピー販売株式会社のオフィスで開催した。「グループウェアを導入したくて、社長を連れてきました」「最近活用度が高まっていますが、さらに深めようと思って」と、熱意ある多くの方に参加いただいた。

見学ツアーとは?

「サイボウズ Office」を導入している企業を訪問して、グループウェアの活用について学ぶツアーです。
「使っている企業の話を聞いてみたい」という「サイボウズ Office」の導入を検討中の方や、「もっと活用したい」という導入済みの方におすすめです。

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コピー機を売る会社なのに、紙がない

――東北コピー販売株式会社のこと――

代表取締役社長 高橋 剛氏

始めに、東北コピー販売株式会社の事業について、代表取締役社長高橋氏にお話を聞いた。

福島でOAが機器を販売。お客様や取扱商品が増え、IT化を進める

東北コピー販売は、福島県を中心に企業向けにコピー機やIT関連サービスの販売を行っている。以前はコピー機だけを販売していたが、IT関連の取り扱いが徐々に増え、現在は全体の売上の半分がIT関連製品だ。
今回お話しを聞いた高橋社長は、東北コピー販売に入社する前は、テコンドーの日本代表だった。オリンピック出場を目指し海外遠征など努力を続けたが、残念ながら目標は叶わず、引退を決意した。2006年に福島に戻って、高橋社長の父(現会長)の経営する東北コピー販売に入社し、2015年に社長に就任した。

「私が入社した2005年頃は、ITを売っている会社にもかかわらずパソコンは1人1台もなかったり、社員のパソコンのスキルが上がらなかったりという状況でした。しかし、これからシステムの販売を増やしていくためには、私たち自身がしっかりとITに取り組まなくてはいけないと考えました。もう一つの理由が、お客様の数が増えたことと取扱商品の種類が増えたことです。口座数は約2,700〜2,800になり、取扱商品もコピー・プリンター・パソコンなど、どんどん増えています。このままアナログな業務を行っていては、お客様の管理が到底追い付かなくなる。そこで、IT化を進めていこうと考え始めました。」

その頃から、試用版を利用するなど、グループウェア製品の比較検討を始め、最終的にパッケージ版の「サイボウズ Office」を導入した。カスタムアプリを営業の仕事に活用できそうだと感じたことが、導入の決め手だ。

クラウドシフトを決断した理由

パッケージ版の「サイボウズ Office」を約2年使った頃、徐々に営業から「営業に外に出たときに、グループウェアの情報が外で見られたら便利」という声が上がるようになった。さらに、高橋社長自身も社長に就任することが決まり、忙しくなる中で、どこからでも仕事ができる環境を構築するため、2014年に「サイボウズ Office」をクラウド版に移行することを決断した。

「2015年に社長になったときに、これから自社のシステムは全てクラウドに移行するという方針を決めました。現在、社内のシステムはほぼクラウドになっています。」

電気代の削減や、社員が使うパソコンの入れ替え時に、データ移行の時間がほとんどかからなくなったこと、高橋社長がサーバーマシン5台の管理から解放されたことなど、クラウドシフトの効果が上がっている。

ペーパーレス化でクリーンデスクを徹底

オフィス見学の時間は、クリアデスクの徹底ぶりに参加者から驚きの声があがった。見せていただいた営業部の執務スペースの机の上には、ほとんど何もない。

これだけ整理整頓を徹底できる秘訣は、ペーパーレスにある。不要な書類は処分し、保存が必要な書類はデータ化して保存している。クリアデスクの取り組みの効果として、大事な書類を紛失するリスクや、書類を探すための時間を減らすことができた。また、東日本大震災のときも、ものが壊れたりする被害はほとんどなかったそうだ。

机の下に付いている引き出しに、文房具等の小物を入れ、その他の荷物は1人1つ支給されるキャビネットに入れる。

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営業活動がスムーズに

――サイボウズ Office・kintone 活用方法――

スケジュールで営業活動を可視化する

東北コピー販売では、グループウェアで営業部門の社員のスケジュールを共有することで、マネジメントやコミュニケーションが円滑になったという。活用のポイントは、予定メニューの色分け設定。会社にいる時間や勉強会、お客様先に販売した製品を届ける納品の時間など、営業活動以外の時間は、他のカラフルな予定と差別化するため灰色が設定されている。

これによって、営業をしていない時間が1日にどのぐらいあるのか、月にどのぐらいあるのかが一目でわかる。マネージャーが部下のスケジュールをひと目見るだけで、どのくらい商談に時間を掛けているのかを把握できるため、活動内容についてアドバイスがしやすくなった。

また、営業活動は、お客様の取り巻く環境を把握した上で商談に臨むことが望ましい。そこで、商談のアポやタスク以外にも営業として覚えておくべきことを「サイボウズ Office」のスケジュールに登録しているそうだ。

「例えば、お客様が社長に就任されたときは、就任1年後、2年後のスケジュールを登録しておきます。これによって、営業活動の中で『はじめての決算はどうでしたか?』『2回目はどうでしたか』というコミュニケーションがとれるようになります。」

各種申請の電子化で、決裁スピードが上がった

ワークフローでは、休暇や休日出勤、残業申請、交通費申請、お祝い、香典、交通費精算、住所変更などの申請を行っている。経路の設定で工夫しているのは、決裁は高橋社長一人しか入れないことだ。

「申請を上げたら、ダイレクトに私のところにメールが飛んできて承認をします。20名しかいない会社なので、中途半端にリーダーの承認を入れて決裁までの時間が長くなるのはなしにしました。基本的に外にいてもすぐ承認をしているので、滞りなく決裁できていると思います。」

「導入機器管理」アプリで販売後のフォローを行う

東北コピー販売では「サイボウズ Office」の導入後、お客様管理・機器管理・決定報告書など、40個ほどのカスタムアプリを作って様々な業務を行ってきた。導入から3年ほどたったときに、カスタムアプリの機能だけでは実現できないことが出てきて、「サイボウズ Office」に加えて「kintone」も導入した。

「カスタムアプリや『kintone』で作って良かったアプリの一つに、「導入機器管理」のアプリがあります。」と話す高橋社長。「導入機器管理」のアプリでは、お客様先で稼働中の機器が導入から一定期間がたつと、担当営業に自動的にリマインドの通知が届くようになっている。これによって、導入してから経過した時期に合わせた、適切なフォローができるようになった。

「これまで、コピー機などをお客様先に導入してからどのくらい経過したかを知るためには、いちいち台帳をひっくり返さなくてはいけませんでした。今は毎朝、自動的にリマインド通知が来るので、導入して3カ月が経ちましたが、使い方にお困りではないでしょうか。この3年間はどうでしたか、5年経ちましたが、これからどうされますか、というように、時期に応じた営業のアクションを起こしやすくなりました。」

その他にも、「サイボウズ Office」のカスタムアプリから「kintone」に移行したことで、例えば「見積書」のアプリでは、連携ソリューションを活用して作成した見積りをExcelに書き出してそのまま印刷できるようになった。また、ゲストとして招待した社外のユーザーとプロジェクトスペースを持てる「ゲストスペース」の機能を使い、社内だけではなく取引先とのコミュニケーションが取りやすくなった。

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Q&A

――質疑応答コーナー――

続いて、参加者からの質問と回答も紹介する。

パソコンが苦手な社員にはどうやって慣れてもらいますか?

パソコンのスキルが低いということは別として、新入社員が入社したときにサイボウズにどうやって慣れさせるかという課題が出ます。今年は新人が3人入りましたが、その3人にサイボウズの掲示板を使って自己紹介をさせています。自己紹介の書き込みに対して、先輩社員がコメントをします。このように、自己紹介の掲示板でのコミュニケーションで、グループウェアに慣れさせています。

また、リアクション機能の設定も工夫しています。「サイボウズ Office」にはコメントに対してボタン一つで「いいね!」とリアクションできる機能がありますが、初期設定の「いいね!」を「確認しました」に変更しました。社長の書き込みに「いいね!」を押すのはかなり度胸が要ると言われましたが、「確認しました」だとそんなことはないようで、弊害をなくすことができたと思います。

「サイボウズ Office」のファイル管理とファイルサーバーはどう使い分けていますか?

当社でも、うまく線引きできていないというのが事実です。
ただ、作りかけの書類や、見積を出している最中のお客様のデータはファイル管理に上げて、少し空いた時間にどこでも作業ができるようにしています。
その後、ほぼ出来上がってもう触らなくなったファイルはファイルサーバーに移行しています。利用中のファイルかどうかの判断は曖昧なので、明確に分けられているわけではなく、課題はあります。

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今日の見学ツアーはいかがでしたか?

――参加者からの感想――

同世代の方の会社運営状況が確認でき、参考になった。 (猪狩自動制御設計株式会社)

サイボウズの使用方法を実際に確認することができた上に、他業種の方との交流を持つことができました。また、ペーパーレス化の進め方も見えました。懸念していたGmailとの連携やデータのCSV化等も詳細に説明をいただけましたので満足いたしました。
ペーパーレス化するべき部分とそうではない部分の仕分け方。ワークフローを使用した業務の統一による、社員への見える化。また、作業場所を選ばずにタイムリーに処理できる時間効率化の推進化が特に参考になりました。(いいづか歯科)

kintoneも導入されてると聞き参加させていただきました。
実際どのように導入されているかお聞きし、その場で質問させていただけたこと。サイボウズの方へ質問できたこと。また、ほかの会社の方の疑問点等も参考になりました。(サービス業)

サイボウズ、kintone等を利用することによりスケジュール管理、顧客管理等の面で役に立つことがわかりました。 わかりやすいセミナーでした。
当社ではやはり行動・スケジュール管理が課題となっております。そう言う面では今回のセミナーは大変参考になりました。(小売業)

サイボウズofficeの導入経緯や顧客管理アプリの活用、kintoneへの移行の話など参考になりました。 また、ペーパー管理、倉庫整理、オフィススペースの整理整頓には驚きました。
現在運用は行っておりませんが、スケジュール管理などのグループウェア利用、クラウドの活用については業務への影響を考慮すると、ネット環境の安定化・ローカルへのバックアップなどが課題となると感じました。(小売業)

他社の事例はネット上で見たことはありますが実際の事例を生で説明いただき、どういう使い方をしているか理解できたので有意義であった。(製造業)

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