Case Study イデアルシーズ株式会社

イデアルシーズ株式会社様は、兵庫県・大阪府・和歌山県に計 4 つの訪問看護ステーションを持ち、毎月600件以上の訪問看護サービスを提供しています。

――訪問看護事業を行う中で、「サイボウズ Office」をどのように使っていますか？

ひとつは、患者様を訪問する従業員のシフト管理のために利用しています。「スケジュール機能」を利用して、毎月600件以上ある訪問案件を従業員に振り分けています。

従業員は出勤する朝に、自宅からその日の訪問先を確認しています。スケジュールには、訪問先と患者様の情報、前回対応した従業員からの申し送り事項が記載されています。事前に必要な情報を確認できるので、訪問先に着いてからすぐに患者様のケアをする事ができます。

スケジュール機能以外には、Webデータベース機能である「カスタムアプリ」を使って患者様の情報や売上情報、期限のある書類などの管理を行なっています。
カスタムアプリは自由にデータベースを作成できるので、自社で「看護記録アプリ」を作成しました。このアプリでは、患者様の状態や対応内容、次回担当者への申し送り事項を管理しています。

アプリに登録されている内容は、提携しているクリニックの医師とナースも閲覧しています。そうすることで医師も患者様宅への往診時、移動中に確認できるため、到着後にどのような対応が必要なのかを、事前に準備する事ができます。

「看護記録アプリ」には、１日１レコードで患者様の血圧などのバイタルサインも登録されており、登録された内容はグラフ集計で１ヶ月分の変動を一画面で確認する事ができます。

数値が異常な日があった場合は、その日のレコードを開き、どのような対応をしたのかや、患者様の状態はどうだったのか、などを確認します。

カスタムアプリでは「看護記録アプリ」以外にも「書類の期限管理アプリ」を作成しました。このアプリでは、クリニックからの指示書等の管理を行なっています。
患者様ごとに医師から指示される事項に期限があり、期限が切れた後の訪問は診療報酬が請求できなくなります。そのため、指示書の期限に対してリマインドで通知が来るように設定し、うっかり期限切れを逃さないよう管理しています。また、クリニック毎に指示書の依頼方法が異なるので、そのような内容も管理しています。

その他にも、売上情報を管理するための「売上情報管理アプリ」もあります。このアプリには、診療報酬や人件費など売上に関するデータを全て登録しています。集計機能を利用して、リアルタイムのデータを一画面で確認できるようにしています。

――「サイボウズ Office」を導入して、よかった点は何ですか？

様々な情報が「サイボウズ Office」上に集約されました。そうすることで、誰でもリアルタイムに必要な情報を確認できるようになり、情報の属人化をなくす事ができました。訪問看護業界では、患者様の様態が急変したり、緊急を要するときが多々あります。その時に情報が属人化していると、担当者への連絡や確認だけで時間がかかってしまいます。「サイボウズ Office」を利用する事で、誰でも患者様の情報を確認し、適切なケアをすることができ、担当医師や関係機関への連絡ができるようになったため、緊急時に素早く的確な対応をする事ができるようになりました。

――「サイボウズ Office」導入前はどのような運用フローだったのですか？

導入前は、従業員のシフト管理から看護記録、売上情報管理など全てExcelや紙ベースで行なっていました。紙での管理の場合、案件の変更や追加があった際、すぐに反映する事ができず、担当者への連絡が遅延してしまっていました。また、患者様の情報はそれぞれ担当者に依存していたため、担当者が不在の際や緊急時に患者様の情報確認に時間がかかり、対応が遅延する事がありました。

――「サイボウズ Office」を選んだきっかけは何ですか？

最も重要視したのは、製品のインターフェイスです。従業員の中にはITリテラシーが低い人もいるため、そのような人でも直感的に操作できる事が必要でした。「サイボウズ Office」は導入後に、従業員全員に必要最低限の操作研修を行なっただけで、問題なく使う事ができています。

――従業員の皆さんに使ってもらう工夫などはありますか？

患者様の対応をする現場スタッフには、本来の業務以外に負担をかけたくなかったので、入力は一切せず「閲覧のみ」の使い方をしてもらっています。

――データの入力は誰が行っているのですか？

現場スタッフはカスタムアプリへの入力は行わず、今まで通り紙の報告書に活動内容を記載しています。その内容を元に、本部の事務スタッフがカスタムアプリへ入力を行います。現場で働くスタッフには極力負担をかけず、患者様のケアという本業に専念してもらえるようにしています。使う人、管理する人を分ける事で、気軽に「サイボウズ Office」を使うことができるようになっていると思います。

――今後「サイボウズ Office」をどのように使っていきたいですか？

提携しているクリニックでの「サイボウズ Office」の利用は、まだ試用段階です。利用していただいているクリニックの数はまだ少ないので、今後はより多くのクリニックとも「サイボウズ Office」を利用して、情報共有を行なっていきたいです。