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「サイボウズ Office」導入事例株式会社カンドゥージャパン

稟議書の進捗管理を「見える化」で決裁の遅延防止と文書管理の効率化を実現

親子三世代で楽しめる仕事体験テーマパーク「カンドゥー」。人気のファッションショーのモデルをはじめ、パイロットやキャビンアテンダント、警察官など30種類以上の職業を体験できます。
カンドゥーは子どもだけでなく、大人も体験できます。大人用のコスチュームを着て子どもといっしょに体験したり、飛行機の乗客やカフェのお客様役として参加したりすることで家族共有の思い出が作れます。
パーク内には530席のレストランがあり、入場したすべての方にレストラン席を用意しています。家族団らんの食事はもちろんのこと、いつでもすわれるのでシニアや小さなお子さまづれのご家族も安心。
イオンモール幕張新都心の中にある屋内施設のため、天候に左右されないのも特徴のひとつです。

  • 利用製品:クラウド版 サイボウズ Office プレミアムコース
  • 利用人数:55 u
  • 利用範囲:全社

導入背景と
効果

稟議書の進捗管理を「見える化」で決裁の遅延を防止

株式会社 カンドゥージャパンは、イオンモール幕張新都心ファミリーモールに「家族の笑顔と子どもの学び」をテーマとした仕事体験テーマパークを運営しています。
開業から 1 年は準備などで目の前の業務に追われ、社内全体的に業務が煩雑化していました。そのため、稟議書の決裁にも遅延が生じ、契約書の締め切りに間に合わないなど、業務に支障が出ていました。

「サイボウズ Office」は、この決裁の遅延を解決するために導入されました。

▼「サイボウズ Office」導入前

導入前の稟議書は Excel で作成したものを紙で印刷し、人から人へ稟議を回していました。

○導入前の問題点

カンドゥージャパンの勤務形態は、シフト制という事もあり、同じ部署でも社員同士は週に数日程度しか顔を合わせない事があります。そのため、決裁者に直接稟議書を渡す機会が少なく、遅延や承認漏れが発生していました。

問題を解決するにあたり、ワークフローを電子化できるツールの選定が始まりました。元々カンドゥージャパンはスマートフォンを利用する文化が根付いていたため、モバイルからの利用と社外からアクセスができる事が必須条件でした。また、製品を選定する際の要件は下記の通りでした。

○要件

  • ・ワークフローの進捗状況を見える化
  • ・場所に依存しない利用
  • ・スマートフォンからの利用
  • ・初めて利用する人でも簡単に利用できる事

上記条件から「Office 365」「Google Apps」「サイボウズ Office」と製品の比較検討が行われました。最終的に「ユーザビリティが優れている」という点から「サイボウズ Office」を選定しました。また、価格的にも導入しやすいという事も魅力でした。

▼「サイボウズ Office」導入効果

どこで承認が止まっているかを追跡するのが簡略化され、2週間かかることもあった決裁がかなり早くなり、2、3日で済むようになりました。
また、導入によりペーパーレス化につながり、膨大な紙を整理する必要はなくなりました。

カンドゥージャパンでは、「ワークフロー」を中心に利用が活性化されていました。

利用方法

文書管理の効率化を実現

カンドゥージャパンでは、事務スタッフ約 50 名に「サイボウズ Office」のアカウントを配布しています。主な利用方法は、管理部、人事部、システム部では「掲示板」機能を利用し、全社に向けた情報発信を行っています。また、営業部では「カスタムアプリ」を利用し、案件の管理、運営部(パークの運営)では顧客への対応履歴の管理を行っています。

○「掲示板」の利用方法

主に、システム部、管理部、人事部から全社向けのお知らせを発信しています。緊急度の高いものに関してはメールなどで直接該当者に連絡をしていますが、メールで連絡する程ではないが知っておいてほしいものに関しては「掲示板」を利用しています。

▼利用例

  • ・マイナンバー関係のお知らせ
  • ・社内ルール(社用車や会議室の使い方など)
  • ・「サイボウズ Office」のメンテナンス連絡
  • ・チケット販売カレンダーの発表

○「カスタムアプリ」の利用方法

「ナレッジマネージメントの共有」としての利用方法がメインです。主に、パーク内で勤務する運営部のメンバーが顧客への対応履歴やお客様の声を管理するために利用しています。

▼利用例「お客様の声アプリ」

「お客様の声アプリ」では、お客様からの要望やお客様とのやり取りを他のメンバーにも知っておいてほしい事を管理し該当部署のスタッフと共有しています。そのほか、過去の情報を蓄積し、「ナレッジマネージメントの共有」をしています。社員教育のツールとしても活用しています。

▼利用例「パークシステム対応日報アプリ」

「パークシステム対応日報アプリ」では、パーク内のシステムで生じた事象を登録しています。一次対応は現場で行い、現場で対応しきれないものに関してはシステム部で二次対応を行っています。それら対応内容を全て「カスタムアプリ」に登録しています。対応履歴をデータとして蓄積していくメリットとして「データの分析」があります。例えばトラブルの原因が人的なのかシステム的なのか切り分けができるようになりました。

○「ファイル管理」の利用方法

スタッフ全員で共有する書類をファイル管理で利用しています。公開範囲が限られているものは、社内のファイルサーバーで共有しています。内容やデータが更新された際は、「掲示板」を利用して全社に更新連絡を行っています。

▼利用例

  • ・イオンモールからの連絡事項(入館許可書など)
  • ・社内の座席表、PHS表
  • ・人事組織図
  • ・パークマップ等のカタログ類
  • ・作業マニュアル

すべての機能を利用されている訳ではないですが、利用している機能は深く活用されていました。今後も「サイボウズ Office」が社内の業務効率化にお役立ていただけることを期待しています。