Case Study 株式会社モア

多い時で月300件以上の施工を行うというモア社。それを担う10数名の社員のスケジュール管理に四苦八苦していました。 「以前は、社内のネットワーク上に置いたExcelファイルで管理していました。しかし、1人ひとりの予定を表にしていくと膨大なデータ量になり、しかも計算式を埋め込むと重くてフリーズしてしまうこともしばしばでした」とモアの代表取締役である石坂光晴氏は導入以前を振り返ります。

それだけでなく、誰か1人がExcelファイルを開いているとほかの人は読み取り専用になり、すぐに追加修正ができないという問題がありました。なかでも、皆が一斉に開くことが多かったのが、施工現場に向かう前のタイミング。すぐに修正できないため、変更しないまま現場に向かうケースも多々あったといいます。また、誰がいつ、スケジュールを変更したのかがわからないことも、管理上問題でした。

「今考えると、問題点だらけでしたね」（石坂氏）
そこで、スケジュールを社内でよりスムーズに共有するために、グループウェアの導入を検討することになりました。

スケジューラーの機能を持つグループウェアは、無料、有料を問わず、様々なソフトがあります。その中から「サイボウズ Office」を選んだ理由は何だったのか。グループウェアの選定を担当した同社顧問の粟屋隆氏は、次のように話します。「選定にあたっては当然、Googleやマイクロソフトなどのスケジューラーも検討しました。そんな中で『サイボウズ Office』は使い勝手が良いのがポイントでした。また、スケジューラーなどの様々な標準機能だけでなく、カスタムアプリも使えるプレミアムコースは1ユーザー月800円（税別）という、そのコストパフォーマンスの良さも決め手になりました」

最終的に導入を決めた石坂氏は、信頼性の高さを重視したとのこと。
「付き合いのある企業の方からも、『スケジュール管理や情報共有ならば、サイボウズは常識だよ』と聞きました。やはり、多くの会社に使われているという実績に信頼を感じましたね」
新たなシステムへの移行には、Excelを使い慣れていた社員からの反対意見もあったといいます。それでも「サイボウズ Office」の採用を決めてから、短期間で導入を行ったそうです。社長である石坂氏の強い導入意思が社内全体への普及に好影響を与えたと、粟屋氏は考えています。

「サイボウズ Office」の導入にあたって危惧されたのが、操作を覚えられるのかという点でした。社員の反対もやはり、操作を一から覚えなければならないという負担からです。しかし実際に使ってみると、想像していたよりもずっと直観的に操作ができることに驚いたそうです。

「スマートフォンもろくに触れない私でも、サイボウズの操作はすぐに覚えられました。社員も簡単に使えるようになって、今では前のシステムに戻ることは考えられません。実際、Excelを使っていた頃より、スケジュール入力がスピーディになりました。この効率化によって削減できた時間は、1人あたり1日1分程度かもしれません。でも、これが1ヶ月＝20営業日になれば計20分。15人社員がいれば15人×20分＝300分、つまり5時間分ですからね。大きいと思います」（石坂氏）
操作性の良さとともに、便利な機能にも納得しているといいます。
「まず、現場にいてもスマホを使ってすぐに予定を把握できる点が助かります。タスクの色分けができるので見やすいし、ひと目で社員全員のスケジュールがわかる。一度入れた予定を変更する操作も簡単です。しかも1人だけでなく、2、3人で行動する場合のメンバーも把握できるようになっています。部署ごとの予定を見ることができたり、ダブルブッキングした時に注意マークが出たりする機能もいいですね。手帳は捨てました。」（石坂氏）

「ToDoリスト」も、石坂氏は“使える機能”として高く評価しています。「ToDoリスト」に入れることで仕事を整理でき、優先順位を付けることも可能に。スケジュール機能と連動しているので、うっかりミスを防ぐことにもつながるそうです。「サイボウズ Office」の様々な機能を積極的に試しているのは、じつは石坂氏。企業のトップが率先して新システムを取り入れると、組織全体にスムーズに浸透することを証明しています。

同社では「サイボウズ Office」のカスタムアプリ機能を使って、リフォームで使う資材の在庫管理も始めています。導入前は、管理らしい管理はしていませんでした。在庫を確認するには複数ある倉庫まで行くしかなく、思い込みや報告のモレなどが原因で、在庫の不備から資材発注が遅れるトラブルが起こることもありました。

「試験的に使い始めたのですが、サイボウズの画面を見ればひと目で確認できるので、わざわざ倉庫まで行く手間がありませんし、在庫切れも起こらなくなりました。しっかりと活用すれば、今後は棚卸しのような面倒なこともやらなくてよくなるのではないかと思います」と石坂氏は期待を寄せています。

このように、スケジュールや掲示板だけでなく、カスタムアプリでさらなる業務改善を期待できることも、大きな魅力だとお二人は口を揃えます。
「現在は、これまでのExcelベースの膨大な帳票がサーバーに入っていて、いわば『サイボウズ Office』とExcelというダブルスタンダードな状態です。カスタムアプリを活用して『サイボウズ Office』に一本化できれば、業務効率が上がるのではないでしょうか。」（粟屋氏）

「具体的に考えているのは、クレーム管理です。私どもの仕事には、大家さんや退去したお客さんとの間でクレームが発生することがよくあります。その際、「今、担当者が不在なので折り返し連絡します」といった対応では駄目で、スピード感を持って対応しなければなりません。そのためには、社員でクレームを共有しておくことが必要です。そこで、カスタムアプリで『クレーム管理』アプリを作成して、細かい情報共有ができれば、と思っています」（石坂氏）

カスタムアプリによって、クレームを一元管理し、共有化する仕組みづくりを構築すれば、ビジネスチャンスはさらに広がっていくことでしょう。現在は、試験的に粟屋氏が活用している段階ですが、日報、採用管理、共有タスク管理などを社内で活用していきたいと考えているそうです。
「将来的に業務の役に立つ、いろいろな可能性を持った引き出しがたくさんあると感じています」と話す石坂氏。今後も「サイボウズ Office」を活用し、業務の効率化に向けて取り組んでいく計画を立てています。