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「サイボウズ Office」導入事例株式会社武蔵野

企業経営のカリスマが実践する「武蔵野流」サイボウズ Office利用術

株式会社武蔵野

東京、武蔵野地域を中心に、オフィスや店舗、家庭の環境向上を目的としたレンタル商品、環境クリーニングサービス、各種飲料のお届けなどの事業を行っている株式会社武蔵野。

同社の特徴としてはなんといっても、カリスマ経営者として名を馳せる代表取締役小山昇氏の存在である。著書多数。同氏のフェイスブックページは2万を超える「いいね!」を獲得している(2013年10月現在)。小山氏の経営理念に共感し師と仰ぐ経営者は多い。

同社は小山氏が作り上げた武蔵野流経営の仕組みを、「経営の動くショールーム」として紹介する経営サポート事業も行っている。

同社には2001年より10年以上に渡り「サイボウズ Office」をご利用いただいている。過去にも事例として紹介させていただいておりサイボウズとは関係の深いユーザー企業様である。

▼ Office 6 事例 http://cybozu.co.jp/casestudy/example/musashino/
現在でも「サイボウズ Office」無制限版を利用中。今回は新たに、ネットワーク、携帯端末、タブレットなどの進化等、めまぐるしく変わるIT環境の流れの中で、現時点ではどのようにIT、また「サイボウズ Office」を活用しているかについて、小山社長、および現場の社員にお話を伺った。

  • 利用製品:パッケージ版 サイボウズ Office

IT環境

「入力はデジタルで、出力はアナログ」が基本

Q.前回の取材からわずか6、7年で、IT環境は劇的に変化した。社内でのITとの関わりにどのような変化があったか。

当社では「入力はデジタルで、出力はアナログ」が基本。デジタルは効率重視、アナログは感情を含められる。この部分に変化はありません。

最近の流れで言えば、iPad、またはiPad miniを、内勤、パートにかかわらず社員全員に配布しています。iPhone も希望者には全員配布します。これは「時代の流れに沿って最新のツールを利用したい」という社長の意向もあり進めていることです。例えば営業が外出時に本社のシステムを仮想デスクトップを介してiPadから閲覧したり、パートの方がモップやマットの数を数える際の伝票計算に使ったりという利用をしています。これでかなり効率は上がりました。(高橋氏)

Q.社員は変化の激しいITツールを使いこなすことができるのか

まずルール化する事、見ざるを得ない、使わざるを得ない状況にすることが有効です。例えば給与明細を紙ではなく「サイボウズ Office」で配布しています。こうすることで「サイボウズ Office」にログインして閲覧せざるを得ない。

また武蔵野では、携帯端末やタブレットなどのITツールを私用で利用することを許可しています。例えば会社から貸与された携帯端末で恋人に電話したり、自宅で好きなWebサイトを閲覧したりすることも問題ありません。

また私用の予定も「サイボウズ Office」に登録してもいい。日常的に使用することで、社員はそのツールを使いこなすことができるようになります。(高橋氏)

株式会社武蔵野の社内風景。小山社長は、「目的に沿ってIT、
アナログを使い分けることが最も効果的である」と語っている。

Q.以前から積極的に経営にITを取り入れているが、それぞれをどのように使い分けているのか。

例えば、お客様からの緊急の電話や、お客様からのありがとうの言葉があった、相手に対して感謝を伝えたい、などの感情のある内容等は「ボイスメール」を利用して、日報や数字の報告など、文章や文字にして正確に伝達すべきものは「サイボウズ Office」で連絡するなどの使い分けをしています。

ITツールはそれぞれ特徴があり、一つですべてまかなえるものではない。目的に合わせて使い分けることに効果があると考えています。(高橋氏)

システム部/インターネット事業部
PMS事務局 課長
高橋 佑旗 氏

利用方法

最近の「サイボウズ Office」の利用法

Q.最近での「サイボウズ Office」の利用法は?

主にスケジュール管理でしょうか。特に経営サポート事業では、社長の小山のスケジュールの把握が重要です。また他の社員も社長に会える日を「サイボウズ Office」をみてチェックしています。例えば社員が私的に「結婚の報告をしたい」という時も「サイボウズ Office」のスケジュールを確認して予定を入れていますね。

その他には、各部で使用する機能は違いますが、日報ですね。当社では、お客様の声を拾う手段として、営業からの日報を重視しています。営業担当社員がお客様先で言われたこと、共有の必要があることが生じた時に、現場で書き込んだりすることもあります。

各店舗の店長が集まる会議の際に報告の必要があるので、管理する側も日報は細かく確認しています。項目としては数字報告、お客様の声、ライバル情報、本部・ビジネスパートナー情報、自分や他のスタッフの所感・考え・意思表明、などです。(尾崎氏)

Q.10年以上利用する中で、新しく入ってくる社員もすぐに「サイボウズ Office」を使いこなす事が出来るのか?

当社では、内定者にもiPad miniを渡しています。それで武蔵野の「サイボウズ Office」を閲覧することができるようになっています。内定者は、入社後に即戦力となれるよう厳しい研修があるのですが、その研修のスケジュールやテーマなどは「サイボウズ Office」で共有されます。その為内定者は必ず「サイボウズ Office」にログインして、内容を確認する必要があります。そうすることで入社直後から「サイボウズ Office」を利用できる状態になっているわけです。

弊社で行っている「経営サポート事業」の会員企業様もITリテラシーが高い方ばかりではありません。いまだにメールをサーバーにインストールするクライアントメールで利用していて、社外から見られないことを課題にしている企業もいらっしゃいます。そういった会社様にも「サイボウズ Office」のメールを利用することや、運用定着のコツを紹介したりすることもあります。(尾崎氏)

経営サポート事業本部
企画部 課長
尾崎 未佳 氏

最後に

最後に

小山社長の経営理念が全体に共有され、様々なITをツールを積極的に導入している同社。しかし導入したものでも、自社に合わず継続を断念したものもあるという。

しかし常に効率化を考え、目的に沿ってIT、アナログを使い分ける姿勢は、多くの中小企業にとって参考になるだろう。

ムービーでは今回お話を伺った高橋氏、尾崎氏に加え、人事担当者、経理担当者、そして小山昇社長本人のインタビューを紹介している。

同社では毎日、定時に
社員総出の清掃活動が行われている。