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「サイボウズ Office」導入事例ニビシ醤油株式会社

設立100年の老舗企業が挑むグループウェア革命。
稟議決裁期間を3週間から3日に短縮

ニビシ醤油株式会社は大正8年に基礎調味料メーカーとして誕生し、2019年に設立100年を迎える福岡の有名企業。2018年現在の社員数は155人。

同社は、「書類による稟議に時間がかかりすぎること」の解消を主な目的として「サイボウズ Office」を導入し、予想以上の短縮効果を得たという。老舗企業が初めて挑んだIT化推進による業務改善とその効果を紹介する。

お話をうかがったのは「サイボウズ Office」導入の旗振り役である開発課係長 熊抱氏、「サイボウズ Office」管理者の総務部係長 梅津氏、開発課課長の岡田氏である。

  • 利用製品:サイボウズ Office(クラウド版)スタンダード
  • 利用人数:70u
  • 利用範囲:一部

導入背景

書類による稟議に時間がかかりすぎることを解消したい

開発部・開発課 係長 熊抱貴士氏

Q:「サイボウズ Office」導入のきっかけを教えてください。

熊抱氏
導入のきっかけは、私が営業開発を担当していた時に感じた問題でした。お客様からオリジナル商品の開発依頼を受けると、「商品開発申請書」という紙の書類を作成し、社内稟議を申請します。当時、この申請が通るまでに平均で3週間もかかっていました。

原因は「FAXで送信するため回覧に時間がかかる」「たくさんの書類に埋もれて商品開発申請書の回付が遅延」「決裁がどこで止まっているのか、進行状況がわからない」などです。決裁が下りてから本格的な開発が始まります。お客様を担当する者としては、依頼を受けて決裁に3週間も時間がかかるのは論外で、1週間以内にはお返事をしたいと思っていました。

Q:決裁を高速化する手段として「サイボウズ Office」を選んだ経緯を教えてください。

熊抱氏
最初はExcelでマクロを組んでメールで回覧する稟議の仕組みを作ろうと、書籍を参考に自分でいろいろと模索しました。しかしExcelが複雑になりすぎてしまい、後からフォームを変えたくなっても、調整するのは困難で、期待通りに運用できませんでした。そんな時に「グループウェアが便利」とお客様から教えてもらいました。グループウェアには申請書を回覧するための「ワークフローの機能」があることはもちろん、商談内容や会議の議事録を共有するための「報告書機能」など、当初の目的以上の効果を得られそうな点にも魅力を感じました。

そこでITツールの無料の試用期間を利用して「サイボウズ Office」・「Google Apps」・「J-MOTTO」などを比較検討しました。インターフェースの使いやすさが決め手となり「サイボウズ Office」の導入を決めました。

Q: 「サイボウズ Office」導入にあたり、社内浸透のために工夫されたことはありますか?

熊抱氏
各自の予定がカレンダーで公開されていると予定調整が簡単ですし、利用が促進されるので、スケジュール機能については「入力がない日時は予定がないとみなす」というスケジュール入力ルールを作りました。

また、部長・課長向けに社内説明会を実施しました。これによって部長が部署内のメンバーに利用するよう促してくれるなど後押しを得られました。

利用方法1

「ワークフロー」機能で開発依頼書の稟議スピードを3週間から3日に高速化

Q:導入の主目的である「ワークフロー機能」の使い方と効果について教えてください。

熊抱氏
最も大きな効果は「サイボウズ Office」のワークフローで開発申請書をあげるようになり、3週間かかっていた稟議を3日に短縮できたことです。この申請書は実質お客様からの注文書であるため、決裁スピードが劇的に改善したことによる営業への影響は大きいです。

○開発申請書のワークフローの申請画面と決済画面○

その他にも「終売申請書」をワークフローで運用しています。すべての商品は、
@原料・包材の仕入れ⇒A製造⇒B出荷
という流れで販売しています。商品を安定的に出荷していくためには、販売計画に基づいて適切な仕入れや生産計画を立てることが重要です。

以前は商品の販売が終了するとき「ある商品がそろそろ終売になるらしい」というのを社内の噂レベルで把握している状態でした。これでは、不要な在庫を抱えてしまったり、原料や商品の在庫をどのタイミングで処分していいのか、判断が難しかったのです。しかし「終売申請書」をワークフローで運用することになってからは、商品の販売終了についての確実な情報が共有できるようになりました。これによって、原料や包材の仕入れのとき、確定情報をもとに仕入れ計画を作れるようになり、在庫をそのまま保管するのか、処分するのか判断しやすくなりました。

○開発申請書のワークフロー決済画面○

「稟議に要する期間が、3週間から3日に短縮できた」と熊抱氏。

利用方法2

「報告書」機能で決定事項の迅速な社内共有と書類の大幅削減を実現

Q:報告書機能の使い方と効果を教えてください。

熊抱氏
弊社では以前から、お客様との商談内容の報告や社内会議の議事録を作成し、紙で出力してファイリングしていました。膨大な量のファイルを社員それぞれが抱えていて、同じ部署内でもあまり共有できていませんでした。

「サイボウズ Office」の報告書機能を使うようになって、決定事項の書類配布が不要になった・情報が埋もれない・検索しやすいなどのメリットを感じています。

<部署別の報告書の活用状況>
1) 営業部の場合
取引先との受注内容(受注品の納期、数量、出荷予定等)の報告

Before

  • ・報告書を作成し、それをコピーして関係部署には後日配布
  • ・「聞いた」「聞いていない」などの行き違いが発生することも

After

  • ・受注状況は「サイボウズ Office」の報告書で一斉に関係部署に共有
  • ・通知すべき相手を指定できるので、公開範囲も限定できる

○営業部の報告書○

2) 開発部の場合
原材料メーカーからの新しい製品・素材の紹介を受けたときの提案内容や資料

Before

  • ・資料は担当ごとにファイリング
  • ・複数のメンバーが別々に同じ製品・素材の提案を受けていた
  • ・提案を受けた製品・素材をいざ使おうと思っても、資料を探すのに時間がかかっていた

After

  • ・新たな提案を受けたメンバーが報告書を作成し、資料をスキャンして添付ししておくことで部内に情報を共有
  • ・報告書はアドレス帳と紐づけて、連絡先も共有
  • ・後から検索しやすいように「商品名をタイトルに入れる」など表記ルールを設定
  • ・開発を進める時「あのときの原料、どんな内容だったかな」など検索して調べられるようになり、資料探しが劇的に楽になった

○開発部の報告書○

熊抱氏
開発部では、原材料などの資料を探す時間はほぼなくなり、スキャンした書類は処分できるのでデスク周りに積まれていた書類の量は10分の1にまで減りました。さらに、取引先をアドレス帳機能に登録して報告書に紐づけているので、取引先ごとに検索もでき、大変便利で仕事が早く進むと感じています。

利用方法3

「スケジュール」機能でスケジュール調整の時間と手間を大幅に削減

Q:スケジュール機能の使い方と効果を教えてください

総務部・総務課 係長 梅津隆太郎氏

梅津氏
スケジュール機能では、会社行事や個人の予定を社内に共有しています。例えば総務部では、全社的な予定を「行事予定」というアカウントでスケジュールに登録します。具体的には、全社会議・会社説明会・工場見学・健康診断・検便・社員販売などです。予定メニューには「会議」「来訪」「往訪」「店舗巡回」「出張」「展示会」「工場見学」「その他」「休み」などを登録しています。

○行事予定のアカウントのスケジュール画面○

○スケジュールの予定メニュー設定画面○

以前は、予定を社員それぞれの手帳などで管理しており、メールで予定調整をしていたので、会議など複数のメンバーが関わるスケジュールを合わせるのは大変でしたが、スケジュール機能を使うと関係者の予定を確認できるので調整がとても簡単になりました。

また営業部では、上長が部下の予定を見て「◯◯社にうかがうなら(後輩の)●●を連れて行くように」など、人材育成にも役立っています。

Q:施設予約機能はどのように使われていますか?

梅津氏
会議室と営業車を施設予約で管理しています。以前は、会議室のドアに、使用したい日時と名前を書いたメモをじかにペタペタと貼り付けていました。予約が重なっていないかどうか、確認するのが難しく、なにより来客時のみばえもよくありませんでした。施設予約機能で管理がスムーズになり、ドアもきれいになりました。

○施設予約の画面○

利用方法4

「掲示板」機能で部署・拠点をこえて業務に役立つ情報を共有

Q:掲示板機能についてはいかがでしょうか?

熊抱氏
お客様相談センターのメンバーが、お客様から寄せられたコメントを掲示板で共有しています。こういった情報は以前から共有されていたのですが、会社として対応が必要な情報にばかり意識が偏りがちでした。掲示板では、お褒めの言葉やちょっとしたご感想などが共有され、より多くのお客様のご意見を意識できるようになりました。

○お客様の声を共有する掲示板○

岡田氏
開発部からは業務の参考になりそうな開発や商談のネタになりそうな情報をピックアップして掲示板で共有しています。まだまだ試みの一歩ではありますが、本社だけでなく、関東・関西支店でも閲覧できるので、日々の業務に少しでも役立てばと考えています。

今後の展開

さらなる情報共有の促進と効率化を目指す

岡田氏
「サイボウズ Office」は1社員の「使ってみてはどうだろうか」という声から導入されました。そして導入後も少しずつ会社の仕組みに合うようにそれぞれが声を出し、利用の範囲を広げています。まだまだ機能の全てを使っているわけではないので、今後も取り組む課題はあると思います。「サイボウズ Office」で社内伝達や作業進行の課題を一つ一つ効率化して、社内コミュニケーションがより円滑になる事を期待します。

開発部・開発課 課長 岡田あかね氏

さらなる効率化を目指す「100年企業のグループウェア革命」から今後も目を離せない。