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「サイボウズ Office」導入事例株式会社日本エイジェント

成功も失敗も共有!
新規事業展開と業務改革が両立する企業の情報基盤

愛媛県松山市に本社を置く株式会社日本エイジェントは、賃貸物件の管理を主力とする不動産会社だ。

中国・四国エリアで年間契約件数No.1を誇り、無人店舗「スタッフレスショップ」の仕組みをフランチャイズで全国展開するなど、「お客様視点」に立脚したユニークなサービスを打ち出している。

革新的なアイデアを次々と実現させる同社を、IT技術で支えるシステム開発課の戸田昭仁氏と岩本新悟氏に「サイボウズ Office」の活用法について、お話を伺った。

  • 利用製品:パッケージ版「サイボウズ Office」プレミアムコース
  • 利用人数:200u
  • 利用範囲:全社
メイン写真

導入背景

オープンな社風と活発なコミュニケーションがアイデアを生む

日本エイジェントが本社を置く松山市は全国市場と比較して物件の賃料相場が低く、賃貸経営は難しいと言われている。こうした難しい市場環境で、賃貸物件管理を主とした業態で成功を収めている日本エイジェント。 その原動力ともいえるのが、ショッピングモールなどの空スペースを生かした「スタッフレス店舗」や、管理物件の入居者を対象とした365日・24時間対応サービス「レスQセンター」の展開など、独自のアイデアとその実現力だろう。その豊富なアイデアの源はどこにあるのだろうか。

スタッフレス店舗

「一言で言ってしまえば、弊社の企業方針だと思います。『Big(巨大)よりGood(一流)を目指す』というものなのですが、Good(一流企業)とは品格を備え、お客様の共感と感動満足によって、選ばれ続ける企業のことです。さまざまなアイデアはこうしたお客様視線の延長線上にあります」と岩本氏は語る。

会議やミーティングをはじめ、発表や提案を行う機会が多いオープンな社風は、抜群のチームワークを醸しだしている。
「『サイボウズ Office』の活用においても、『宛先に指定された投稿には必ずコメントを返す』ことがルール化されており、相互コミュニケーションの習慣が根づいています。コメント以外にも掲示板では、リアクションボタンが盛んに利用されています」と戸田氏は説明する。

同社がサイボウズを導入したのは2001年。ユーザー歴は長く、工夫を凝らした活用でさまざまな業務の効率化を実現させてきた実績を持つ。
「『サイボウズ Office』があることを前提にあらゆる業務が流れています。スケジュール機能、メッセージ機能、掲示板機能などのグループウェア機能が、あらゆる社内のコミュニケーションのベースになっています」(戸田氏)

利用方法1

成功も失敗も業務報告書アプリで共有し、社内で表彰

日本エイジェントにおいて「サイボウズ Office」の社内浸透が進んでいることを最も象徴するのが、業務報告書アプリだ。業務に合わせたアプリケーションを自由に作成、カスタマイズできるカスタムアプリ機能で作成・運用している。
「全社員が一日の終わりに、『今日はどんなことをしたか』『どんな出来事があったか』を業務報告書アプリで書いています。書いた内容は全社で共有されて、『いいね!』をつけたり、コメントを入れたりということも可能になっています」(岩本氏)

キャプチャー01

業務報告書アプリ カウントボタンで「いいね」をつけることができる

「当初は紙に手書きだったため、詳細まで書くには負担が多く、共有する範囲も限られていました。そこで、書く手間を排除しようということで、Wordを導入しました。しかし、だれがいつ更新したか、どのバージョンが最新なのかなど、行き違いが多く、不便でした。カスタムアプリになって、いつでもだれでも登録できるようになり、画像を添付するなど、報告内容も充実してきています。」(戸田氏)

キャプチャー02

ユニークなのは、業務報告書の中で内容がいいものについては、ミーティングで発表する機会が与えられることだ。さらに、これらの事例の中から毎月「お困りごと大賞」「お客様満足大賞」「業務改善大賞」「注目大賞」の4つが選ばれ、全社員の投票で1位を決めて表彰するという取り組みも行われている。

「投票の仕組みもカスタムアプリでつくっています。社員にしてみると自分が書いたことが取り上げられるのはモチベーションになります。そして報告書ではいいことだけでなく失敗も共有されます。それに対するアドバイスなどをコメントでやりとりすることで社員同士のコミュニケーションを活性化する効果もあると感じています」(岩本氏)

キャプチャー03

賞ごとに投票することができる社内報投票用カスタムアプリ

利用方法2

Before/Afterで見る日本エイジェントのカスタムアプリ活用

業務報告書以外にも日本エイジェントではさまざまなカスタムアプリが積極的に作成・運用されている。それらのうち、代表的な4つのアプリについて、それぞれカスタムアプリを利用する前の運用方法(Before)と、カスタムアプリを使った運用の効果(After)をみてみよう。

1)備品貸出管理表

サイボウズから提供されているアプリサンプル「社内図書館」をカスタマイズして開発した備品管理のアプリ。

<Before>

  • ・ノートPCのケーブルやカメラの充電器など、細かい備品が返ってこないことが時々あった。

<After>

  • ・借りた社員のスケジュールに貸出状況や返却日などがステータス表示されるので、返却忘れを防げるようになった。
  • ・管理対象はハッピやゆるキャラのぬいぐるみ、スポーツイベントで使用するビブスなど、日本エイジェントが大切にしている大家さんや入居者さんとの交流イベント時に利用するものも含まれる。アプリ導入で、イベント運営がスムーズになり、お客様満足度を高めることにつながっている。

2)シフト変更申請

日本エイジェントは現在12の拠点があり、各拠点それぞれで従業員は曜日ごとのシフト制で勤務している。パート社員も含めて、誰が何曜日に出勤して何曜日に休むのか、いったシフトを共有することは業務上、非常に重要だ。

<Before>

キャプチャー04

シフト変更申請を掲示板で行っていたころの画面

  • ・掲示板でシフト変更申請を実施。
  • ・経理担当がシフトの変更内容を確認するのが大変だった。
  • ・通知欄がシフト変更の書き込みばかりになってしまい、他の情報はどうしても埋もれてしまっていた。

<After>

キャプチャー05

カスタムアプリ化したシフト変更申請の画面

  • ・経理の担当者がシフト変更内容を確認しやすくなった。
  • ・掲示板からシフト変更の掲示がなくなったことにより、他の情報が見やすくなった。
  • ・情報が見やすくなったことで、さらにコミュニケーションが活発に。

「たとえば、私たちが仲介したテナントで『お店がオープンしたので皆さん是非訪れてみて』といったような情報が掲載され、それに対するコメントが入ったりと、社内コミュニケーションがより一層活発になりました。こうした書き込みはお客様へのアフターサービスを行う上でもとても大切なことです。コミュニケーションが活性化したことで、社員ひとりひとりの『発信する』意識も高まってきているように思います」(戸田氏)

3)IT重説予約

不動産の契約前に義務付けられている宅地建物取引士による重要事項説明。2017年に法律が改正となり、テレビ会議の仕組みやスマートフォンを利用したオンラインでの重要事項説明が可能になった。

<Before>

  • ・IT重要事項説明を行う際、宅地建物取引士との日時調整に手間がかかったり、「言った言わない」などの行き違いが生じていた。

<After>

キャプチャー06

IT重説を依頼するためのカスタムアプリ

  • ・案件をアプリに登録すると、取引士にメールが届き、スケジュールに登録されるようになった。
  • ・自動的に担当者が決まるため、重要事項説明の依頼が容易になり、6店舗分の依頼をアプリで管理できるようになった。
キャプチャー07

IT重説の予約が反映されたスケジュール

4)契約書作成依頼

重要事項説明ののち、契約に進むと、契約書が必要になる。契約書は、案件ごとに内容が異なり、従来は案件ごとに担当の営業スタッフが作成していた。

<Before>

  • ・繁忙期の3月には案内業務を多くこなさなければならないため、期間限定で契約書作成を専門に行うチームをつくって対応していた。
  • ・紙を郵送する形で契約書作成を依頼していたため届くまでに時間がかかっていた。

<After>

キャプチャー08

契約書作成依頼のカスタムアプリ

  • ・郵送のタイムロスがなくなり、依頼から完成までのスピードが速くなった。
  • ・一人一人が抱えている案件数が見える化し、特定の人に偏ることがなくなった。

「以前は営業スタッフが物件案内から重要事項説明、契約書作成まで行っていたため、1〜4月の繁忙期には、担当案件の多いスタッフの負荷が大きくなってしまいがちでした。しかし本来であれば、営業スキルが高いスタッフは、お客様対応に集中した方がいい結果を生むはずです。それが重要事項説明や契約書作成に時間を取られてしまうのはもったいないことだと思っていました」(岩本氏)

キャプチャー09

従来の賃貸仲介業務の状況

矢印
キャプチャー10

契約業務を店舗からなくすことによって業務削減に

3)IT重説予約や4)契約書作成依頼などのカスタムアプリの活用により、業務効率化が進んだ。さらに最近、通年稼働する部署として契約書センターが発足したという。

「契約書センターは契約書作成依頼アプリがあったからこそできた部署だと思っています。カスタムアプリで契約書作成依頼をシステム化し、一元管理が実現し、運用が軌道に乗ったことで、契約書センターという組織の発足にたどり着きました。この取り組みを通じて、接客を担当するリーシング課ではお客様対応に注力できるようになりました」(岩本氏)

これらの取り組みによる効果は

  • ・契約業務の移管により、店舗で年間901日分の業務時間を削減
  • ・モデル店舗の花みずき南店では売上が前年比157.7%伸長

といった形で、数字でも出ている。

今後の展望

モバイル機能の活用で働き方改革も視野に

カスタムアプリで業務が効率化・最適化されることで会社が変わっていくことは、戸田氏と岩本氏にとって大きな喜びだという。

システム開発課の戸田氏と岩本氏

左から:システム開発課の戸田氏と岩本氏

「サイボウズのカスタムアプリは直感的につくれるのが利点です。機能的にはたとえばエクセルでできるようなものもありますが、カスタムアプリなら登録や更新がしやすく、スケジュールやメール通知など他の機能との連携も可能です。なにより、社内のメンバーが『サイボウズ Office』に慣れているので運用しやすいというメリットもあります。」(岩本氏)

今後はモバイル機能の運用に力を入れていくという。
「契約書作成などは『サイボウズ Office』があればテレワークでも十分対応可能であり、モバイル機能を積極的に使うことで多様な勤務のあり方が出てくると思います。システム開発課としては、『サイボウズ Office』を上手に活用して働き方改革に寄与していきたいです」(戸田氏)