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「サイボウズ Office」導入事例新潟市医師会

高齢化時代の医療・介護連携を支えるセキュアな情報共有網

新潟市内の医師約1,600名を会員とする、新潟市医師会。市民の医療・保健・福祉の充実や向上のために様々な活動を行っています。同会が、「サイボウズ Office」を導入したのは、新潟市より業務委託を受けて設置した「在宅医療・介護連携センター」の活動において、市内各地の医療機関に置かれた窓口や新潟市と情報共有するための、現実的なツールを探した結果でした。現在では事業を進めるうえでなくてならない存在となった「サイボウズ Office」の導入理由や活用法についてうかがいました。

  • 利用製品:クラウド版「サイボウズ Office」プレミアム
  • 利用人数:21u
  • 利用範囲:新潟市から委託された、新潟市医師会・市内11ヶ所の医療機関

導入背景1

複数の組織で取り組む新潟市の在宅医療・介護連携事業

進みゆく超高齢社会に対応するため、現在国全体で、高齢者が住み慣れた地域で医療、介護、生活支援などを受けられる仕組みづくりが進められています。新潟市では、新潟市と、市内11ヶ所の医療機関におかれた「在宅医療・介護連携ステーション」、そしてそのまとめ役として新潟市医師会内に設立された「新潟市在宅医療・介護連携センター」の3つの機関が、医療と介護の連携をサポートしています。この在宅医療・介護連携推進事業がスタートしたとき、複数の組織からなる立場の違う人同士で、どのように情報共有を行うのかが課題になりました。

医師会の在宅医療推進室長であり、ステーションのひとつである済生会新潟第二病院の地域連携福祉センター副センター長も務める斎川克之氏は、在宅医療・介護連携推進事業の業務を次のように語ります。

「在宅医療・介護連携推進事業では、新潟市と各ステーション、センターの間で数多くの書類のやり取りが発生します。例えば、新潟市には年度ごとの事業計画書を提出します。事業計画書の様式を各ステーションに渡し、各ステーションが計画を記載した書類を市に提出しています。また、市民啓発の活動の場では、チラシや申込書の様式を各ステーションでいつでも使えるようにしておく必要があります。たくさんの書類をFAXや郵送で受け渡すことは現実的でなく、なにか良い方法がないかと模索していました。」

そこで、「在宅医療・介護連携センター」の役割を担う医師会が中心となって、情報共有ツールの選定が始まりました。

新潟市医師会 新潟市在宅医療推進室長 斎川克之氏

導入背景2

セキュリティの高さは絶対条件。そのうえでコストを抑えたい

各ステーションが提出する報告書などの書類の中には、地域住民の個人情報なども含むデリケートなものも含まれるためセキュリティの確保は欠かせません。医師会の在宅医療推進室でシステムを担当する今井哲夫氏は導入時のことをこう振り返ります。

「当初は、医師会に専用サーバを設置して、各連携ステーションとVPN接続することで管理しようと考えていましたが、かなりイニシャルコストがかかるため、予算面で不安がありました。そこでクラウド型を検討し始めました。無料のサービスも検討しましたが、いくらコストが抑えられるとはいえ、セキュリティ面は万全でなくてはなりません」

新潟市医師会 新潟市在宅医療推進室 SE 今井哲夫氏

前職では病院のシステム管理に携わる仕事をしていた今井氏。かつて、ある病院がサイボウズの「Garoon」を使用していたことを思い出しました。
「非常に使い勝手が良い印象でしたので、『Garoon』を検討し始めました」(今井氏)
しかし、取り急ぎ必要なことは「ファイル共有」であること、そして利用規模を考えると、「Garoon」はオーバースペックでした。そこで、より最適なツールとして浮上したのが「サイボウズ Office」です。

「導入費用もかからず、プレミアムコースを契約しても1ユーザー800円(月額)と安いうえに、クラウド上で動くので使い勝手がよく、セキュリティ対策も万全でした。さらに、1ユーザー250円(月額)のセキュアクセスオプションを追加で契約すれば、クライアント証明書をインストールした端末以外からのアクセスを制限できるのも良いと思いました。また、多くの企業が自社の顧客情報を『サイボウズ Office』で管理している事例があるということは、個人情報の管理に利用しても問題はないだろうと判断しました。」(今井氏)

利用方法

複数の組織間でスムーズな書類のやり取りができた

「サイボウズ Office」は現在、新潟市と地域の医療機関内に設置された11のステーション、医師会内のセンターの3つの組織で利用され、在宅医療・介護連携推進事業で必要な多くの書類のやり取りがスムーズに行われています。
「各連携ステーションには、通常の病院業務と線引きするため、それぞれ専用のノートPCとプリンタを貸出ししています」(今井氏)

拠点も組織も異なるメンバーで利用するため、各担当者が操作に迷わないよう、トップページのアイコンは必要最小限の機能のものだけ表示するなど、操作画面は極力シンプルに設定しました。
導入当初は、月1回の定例会の場で、使い方のレクチャーも行いました。また、マニュアルをアップデートした際は、掲示板を使ってアナウンスなどしています。

必要な情報がわかりやすい、シンプルな設計のトップページ

「各ステーションは提出書類があれば自分のフォルダに報告書などのファイルをどんどん入れ、センターの担当者が随時チェックしていきます。」(今井氏)

ファイル管理は、必要な書類が探しやすいようフォルダ分けがされている

また、水曜日と木曜日以外は済生会新潟第二病院で勤務する斎川氏は、クラウド上で在宅医療・介護連携推進事業の資料が管理されていることは非常にありがたいと話しています。
「勤務先の病院にいるときも、プレゼンテーションのために資料を使わなければならない場面が多いんです。そんなとき、最新の情報をいつでも引っ張りだして資料作成できるのは助かりますね」(斎川氏)

今後の展開

事業の発展のため活用法を模索していきたい

最後に、今後医師会としてどのような展望を考えているのかうかがいました。
「これから高齢化が進み、在宅の患者さんは増えていきます。医師会としては、その状況を見据えて、地域医療に関わっていきます。スタートの段階では、セキュアかつスムーズに情報共有できる状況を構築することを優先していました。異なる組織間で合意を得るのがなかなか難しい面もあるのですが、これから先、もっと『サイボウズ Office』の機能を活用していけると良いですね。」(斎川氏)
新潟市の医療と介護の連携がさらに進むよう、サイボウズはこれからもサポートを続けていきます。