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「サイボウズ Office」導入事例小川会計事務所

残業しないで、実績を出す!選ばれる会計事務所のグループウェア活用

小川会計事務所は、大阪市内を中心に近畿一円の法人及び個人の顧客を持つ会計事務所。税務を中心に、経営計画や経営サポートのサービスを提供している。士業事務所共通の課題である「顧問先別の工数管理」と「採算分析」を行うためのツールとして、同事務所が選んだのは「サイボウズ Office」。その仕組みと運用方法について、導入者であり、管理者である中田氏にお話を伺った。

  • 利用製品:クラウド版「サイボウズ Office」プレミアム
  • 利用人数:6u
  • 利用範囲:全社

導入背景

スケジュール管理と工数管理ができるクラウドサービスを探していた

――「サイボウズ Office」導入のきっかけを教えてください

顧問先別に工数を計測して採算分析を行うため、スケジュールツールがほしいと思っていました。それまではフリーソフトを使っていましたが、無料だとサービスが急に終わることもありえますし、セキュリティの面でも不安がありました。そこで使いやすくてセキュリティがしっかりしている、クラウドサービスはないかと探していたのです。 ある顧問先から「それならサイボウズがいいよ」と紹介され、使いやすそうだったので、決めました。

利用方法1

外勤も内勤も予定はすべてスケジュール登録。終了後は実績に更新

――導入の主目的である「スケジュール機能」の使い方と効果について教えてください。

導入から最も使っているのは「スケジュール」です。内勤も外勤もすべて予定を登録しています。予定が終了したら、予定メニューを「予定」から確定メニューに変更し、時刻も実際にかかった時間に更新する、というルールを事務所内で徹底しています。

<スケジュールのグループ週画面>

予定登録時のポイント:会社情報をアドレス帳から取り込むことを徹底。

  • ⇒自動的に予定のタイトルに反映されるので、表記ゆれ防止対策になり、集計/検索するときに便利。
  • ⇒スマートフォンアプリ「KUNAI(クナイ)」からアクセスしたときにスケジュール画面から直接電話がかけられる。

<スケジュールの詳細画面>

顧問料に対する工数の分析がしやすいように、予定の登録単位は「15分単位」に設定しています。こうして登録・更新したスケジュールのデータを月次でCSVデータとして出力し、担当/顧問先別に工数を分析しています。

――実績を更新するのは大変そうですが、事務所スタッフのみなさんの反応はいかがですか?

工数管理のために日報を導入したこともありましたが、浸透しませんでした。その経験から、できる限りシンプルで使いやすい運用ルールでなければ工数管理は難しいと気づいたのです。「サイボウズ Office」のスケジュールなら、予定メニューと時刻を更新するだけです。日報に比べるとスタッフの負担も少ないので続いています。私からも、日々、入力もれや間違いがあったら、声をかけるようにしています。「スケジュールの登録・更新をしっかりしないと、日報に戻すよ」というと、みんなスケジュールを入れてくれます。(笑)

――工数分析データはどのように活用されているのでしょうか?

月次でためた工数データを毎年8月に一度締めます。一年間のデータを9月に分析し、次の1年の営業戦略を立てています。いただいている報酬に対して、工数が多くかかっている顧客には、工数の実績データを元に報酬の見直しをお願いする根拠になります。一方で、報酬額に対して工数があまりかかっていない顧客には、値下げ提案をすることもあります。

――値上げだけでなく、値下げを提案されることもあるのですね。

申し入れの方法やタイミングは、顧問先に合わせて個別に検討しています。個別に検討する前の段階で、工数管理にもとづく顧客ごとの採算状況を見える化していることによって、「この顧客には報酬について提案が必要」という認識が生まれ、次のアクションにつながりやすくなることは、とても重要なことだと考えています。

利用方法2

「カスタムアプリ入れんと意味ないで」は本当だった

――カスタムアプリ機能はどのように使われていますか。

一番使っているのは月次の業務進捗管理アプリです。

<業務進捗管理アプリの一覧画面>

弊所では、チーム体制で業務を行っています。1つの業務が1人で完結することはありません。例えば法人の決算書作成業務では1つの案件を3〜6人のスタッフで進めます。カスタムアプリを導入する前後を比較すると、こんな変化がありました。

Before

  • ・紙の書類が机に山積み。進捗状況を確認したいときは、その書類の山から該当の書類を探すことになり、時間がかかっていた。
  • ・事務所に戻らないと、自分が持っている仕事が確認できなかった。
  • ・スタッフ間で「聞いた」「聞いていない」などの行き違いが発生することもあった。

After

  • ・カスタムアプリで管理しているので、どの案件の書類がどこにあるか、どういう状況なのか、ひと目でわかるようになった。

――チームで業務を進めるために、カスタムアプリの運用で工夫されていることはありますか。

弊所では、法人の顧客が多く、決算書作成業務は時期が分散するので、なんとかなりますが、年末調整など、どの顧客についても一斉に作業しなければならない業務は特にステータス管理と締切日の運用が重要です。1〜2日の作業の遅れによって、最悪の場合、法人顧客の従業員の方の給与支払いが遅れるという事態にもなりかねません。

そこで、カスタムアプリでは、下記のようなときにメール通知を送る設定をしています。

  • ・ステータス更新で、担当者に設定されたとき
  • ・設定されている締切日の1日前
  • ・締切日を変更した場合

さらに、そのメール通知が他のメールに埋もれて気づかなかった、といったことを防ぐため、「サイボウズ Office」からの通知を受けとるためだけの専用メールアドレスを事務所全員に設定しています。

「サイボウズ Office」はとにかく通知がとぶこと、通知の設定がいろいろできるところがエクセルにはない最大の魅力です。導入を勧めてくれた方から「カスタムアプリ入れんと意味ないで」と言われたのですが、まさにそのとおりで、通知のおかげで事務所内の業務がスムーズに進行できていると思います。

導入効果

ペーパーレス化とセキュリティ対策で働く時間と場所が自由に

――「サイボウズ Office」を導入されてどのようなところに効果を感じますか。

税理士・会計士の業界は、昔から土日出勤や残業が多く、それが当たり前という雰囲気がありました。でも、私自身は、早く仕事を終わらせて帰りたかったし、休みをとって旅行にも行きたいと思っていました。だからいつでもどこでも仕事できる環境を実現して、業務を効率的に進められるようにしたかったのです。それを実現するためにはペーパーレス化とデータのクラウド化が必要でした。

「サイボウズ Office」でペーパーレス化とデータのクラウド化が実現して、働く時間と場所が自由になった分、セキュリティを確保することも意識しています。

<小川会計事務所で実施しているセキュリティ対策>

  • ・社外のIPアドレスからのアクセスは制限
  • ・社員には、サイボウズ Officeを使うPCに事前設定をしてから配布
    • -ブラウザにパスワードを保存させない
    • -終了時にログイン情報とキャッシュを自動的に消す
  • ・パスワードは180日で更新

今後の展開

顧問先の会計だけでなく、カスタムアプリで業務効率化も支援

――小川会計事務所様の今後の展望についてお聞かせください。

お客様に顧問契約したい、継続したいと感じていただくため、会計や税務の業務はもちろんですが、それ以外にも経営や業務に関わる相談に乗っています。よく相談されるのは「必要な資料がいざというときに見つからない」といったお悩みで、クラウドをつかった情報管理の方法をアドバイスしています。

業務効率化に関する相談も多いです。ある顧問先の貿易会社で、在庫管理に悩んでいらっしゃったので、詳細をヒアリングしてそれを解決するためのカスタムアプリを作成したこともあります。社員の方々からも好評で提案してよかったと思います。カスタムアプリの作成時にわからなかったことは、サイボウズのサポートに相談しました。サイボウズのサポートは、「この部分をこうしたい」「こういうことを実現したい」と伝えると、ある方法がダメでも、目的を達成するために他の方法を考えて提案してくれたりして、本当に助かりました。日本一のサポートだと思います。

――ありがとうございます。顧問先への提案にも「サイボウズ Office」を活用いただいているのですね。

正直、弊所の顧問料は会計事務所の中では高い方だと思います。でもその顧問料に納得してもらえる提案して、顧問先に満足していただきたいと考えています。

そしてしっかり実績を出し、所内でも「サイボウズ Office」で業務効率化して、残業しないで、休むときには休む。これが理想です。だって自分が経営者だったとして、儲かってなさそうな会計事務所にお金の相談をしたいですか?したくないでしょう?
我々は、ビジネスマンとして顧問先企業の手本となるようなプロでありたいと考えています。

確かに、おっしゃる通りですね。

工数管理に基づく採算分析や、所内の業務効率化など、シンプルながらも継続して「サイボウズ Office」を活用するためのエッセンスが満載でした。顧問先への提案にも活用いただき、今後のご活躍を楽しみにしています。