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「サイボウズ Office」導入事例RER Agency株式会社

「サイボウズLive」に加えて「サイボウズ Office」を導入し、
社内業務効率化とノウハウ共有が実現

RER Agency株式会社

RER Agencyは、任意売却に特化したサイト、「任意売却エージェント.com」を運営する不動産業者。「見える!」「寄り添う!」「新しく!」をコンセプトに、「サイボウズLive」を活用した顧客コミュニケーションを実践してきた。そのRER Agencyが「サイボウズLive」に加えて「サイボウズ Office」を導入。その経緯について代表・三瓶氏にお話を伺った。

※任意売却とは
住宅ローンが返済困難になった際、担保となっている不動産を所有者自身の意思で抵当権者(金融機関など)の同意を得て(任意)売却すること。通常の物件売買は売主と買主をつなげるものであるのに対し、任意売却は間に債権者が入るという性質上、専門的知識・経験が必要になる。

  • 利用製品:クラウド版「サイボウズ Office」プレミアム
  • 利用人数:7u
  • 利用範囲:全社

左から RER Agency株式会社 代表取締役 三瓶 晃幹様
四谷司法事務所 代表司法書士 加藤 雄一様

導入背景

「サイボウズLive」でカバーしきれない業務を「サイボウズ Office」で

――いつも「サイボウズLive」をご活用いただき、ありがとうございます。その後の運用はいかがでしょうか?

実はつい最近、新規のお客様から任意売却のご相談をいただいたのですが、「十数社調べてみたけれど、『サイボウズLive』を使っているRERさんに依頼したい」とお話をいただきました。初めてのことで驚きました。「任意売却エージェント.com」で、「サイボウズLive」のことをご紹介しているのですが、「サイボウズLive」の事例記事もご覧になったそうです。

○「サイボウズLive」事例記事○

そのお客様は既にお仕事で「サイボウズLive」を利用されているそうで、「これでやりとりできるなら他のSNSツールより安心だから」とのことでした。今までは、依頼主様に「サイボウズLive」をご案内すると、「へ〜、こんな便利なツールがあるんですね」という反応でしたが、今回は「サイボウズLive」がご依頼のきっかけになるという嬉しい出来事でした。

■RER Agencyでの「サイボウズLive」の運用

【運用方法】

  • ・お客様名でグループを作成し、お客様との連絡・相談などのコミュニケーションを行う
  • ・RER Agency担当者、司法書士、お客様がグループに参加(必要に応じて弁護士も)

【お客様にとってのメリット】

  • ・携帯電話(フィーチャーフォン)、スマートフォン、パソコンからアクセスできる
  • ・許可されたメンバーだけがアクセスできる環境で安心してコミュニケーションできる
  • ・電話ではなく文字で知ることで、お客様はゆっくりと情報を整理して質問できる
  • ・メールより書き込みやすく、「いいね」ボタンで反応が伝わるので、気軽に相談しやすい
  • ・資料などをデータとして保管でき、手元に残す必要がない。

【RER Agencyにとってのメリット】

  • ・レスポンスが早いので業務の進行がスムーズに
  • ・電話連絡が減ったので、自分のペースで効率的に働くことができる
  • ・業務の効率化を図りながら、お客様との信頼関係が構築できる
  • ・アシスタントスタッフがすべての状況を把握できるので営業スタッフをサポートしやすい

    ※アシスタントスタッフ:任意売却担当スタッフの事務作業や依頼者との連絡をサポートする。

――それは素晴らしいですね。弊社としても嬉しく思います!
「サイボウズLive」を活用いただいている中、さらに「サイボウズ Office」を導入されたきっかけは?

私達の仕事は物件を売りたい方と買いたい方を仲介すること。それぞれのお客様とのやりとりは、「サイボウズLive」で行う一方で、社内では、売り主様と買い主様の情報をマッチングさせる業務のほか、提携している四谷司法事務所の先生やスタッフとのやりとり、謄本や物件の画像など不動産売買に必要な資料の取得・保存作業などが発生します。そういったやりとりや資料を、物件や顧客情報と紐づけることができると、業務をスムーズに進めることができます。「サイボウズLive」の容量は1グループにつき1GBまでなので、すぐいっぱいになってしまいます。そこでグループを細かく作ったりしていたのですが、とにかく資料が多いのでそちらもすぐにいっぱいに。どうにかできないだろうかと解決策を日々考えていました。

【「サイボウズLive」と「サイボウズ Office」の比較】

サイボウズLive サイボウズ Office
ディスク容量 1グループにつき1GBまで無料で利用可能 契約ユーザー数×5GBを標準搭載
ディスク容量の追加 不可 ¥1,000 / 10GB
¥11,760 / 10GB
ファイル管理
フォルダの階層化
1階層のみ 複数階層のフォルダを作成可能
アクセス権設定
  • ・グループごとにメンバー設定
  • ・グループ内でアクセス権を分けることはできない
    →アクセス権を設定したい場合は新たにグループを設定する必要あり
ファイル管理やカスタムアプリなど、それぞれにアクセス権(閲覧・編集など)の設定が可能。
利用料 無料 1ユーザー月額800円
(カスタムアプリ使用の場合)

更に詳しくはコチラ

○サイボウズLiveとサイボウズ Officeの違いについて○

――「サイボウズ Office」を選んだ理由は?

不動産業界で知られているシステムや、システム構築サービスなども調べてみたのですが、私のイメージ通りのものを独自に作ろうとすると、桁違いのコストがかかることがわかりました。
その他の顧客管理ソフトなども調べてみましたが、コレというものが見つからなかったんです。

そんな時、「サイボウズ Office」を使用しているという知り合いに話を聞いてみたら、カスタムアプリで顧客管理や在庫管理をしているとのことでした。そこでサイボウズさんのホームページを見てみると、30日間無料のお試しがあったので、とりあえず申し込みました。

○「サイボウズ Office」30日間無料お試し申込み○

早速カスタムアプリの「顧客管理」をダウンロードしてみたのですが、正直、設定に苦戦しました。「お客様の連絡先が複数あるので両方登録したい」と思っても、連絡先の項目を増やすにはどうしたらいいのかわかりません。ゼロから作る方法もわからない。「もう止めようかな」と、半ば諦めかけていた時、サイボウズのサポートセンターからお電話をいただきました。そこで抱えていた疑問を伝えたところ、導入相談cafeというサイボウズさんのオフィスで、対面で設定の相談に乗ってくれるサービスをご紹介いただきました。すぐに予約して相談したところ、イメージしていたカスタムアプリをつくることができました。

○cybozu.com導入相談cafe○

利用方法1

カスタムアプリでイメージ通りの物件・顧客管理が実現

――導入相談cafeにお越しいただき、ありがとうございました。
どんなカスタムアプリをつくられたのか、教えていただけますか?

導入相談カフェで、アドバイスを受けながら作ったのがこちらのアプリです。

販売物件、売主様と買主様の情報、会社情報、進行状況などを一覧で管理できるようになりました。また、任意売却など相談段階で正式な依頼がないお客様の記録や、どの物件がどういう状況かがひと目で分かるので、進行状況が遅れているものは、私から担当者に確認やリマインドするようにしています。

それから、こちらのアプリは四谷司法事務所様にもアクセス権を設定して共有しています。不動産の売買に必要な評価証明書など様々な書類のほか、登記などの手続き、見積もり依頼などについてこちらでやりとりしています。売買価格だけでなく、発生する諸費用などを明らかにして、「サイボウズLive」でお客様にお伝えすることで、信頼していただくことができます。

――運用してみていかがですか?

わからないことが出て来た時は、サイボウズのサポートセンターに電話して聞いています。何度問い合わせても、丁寧に教えてくれるので、とても助かっています。

○お問い合わせ(「サイボウズ Office」をご利用の方向け)○

当初、私がイメージしていたシステムはほぼ実現できていますね。個人的には、以前勤めていた大手不動産会社の数千万円かけたシステムより使いやすいと感じています。導入前は800円/ユーザーは高いなと思っていました。しかし管理側・営業側いずれにとっても驚くほど運用しやすいカスタムアプリが構築できた現在では、これで800円/ユーザーは安いと満足しています。

利用方法2

営業ノウハウを共有してスタッフのスキルアップ

――カスタムアプリ以外の機能については、どのように運用されていますか?

「掲示板」にサイボウズ改善スレッドを作成して、スタッフの要望を集めています。それと、「サイボウズ Office」の操作に慣れてもらうために、上野グルメガイドなどちょっとした遊び心を持った企画も立てたりしています。

それから社内で開催する勉強会の募集をかけたり、その内容や資料を共有したりもしています。副業しているスタッフもいるので、参加できなくても勉強会の内容を共有できた方がいいなと思いまして。あとは、業務上使用頻度の高いサイトのリンク集をまとめたり。

不動産の取引には契約書やチラシなど様々な資料の作成業務が発生するのですが、一つひとつをゼロから作ろうとするととても時間がかかります。そこで、重要事項説明書や契約書の雛形、FAX送信表、リフォームやチラシのイメージなどのテンプレートを「ファイル管理」で共有して、営業スタッフやアシスタントスタッフ一人ひとりが効率よく資料を作れるようにしているんです。

また、「タスク管理」という「カスタムアプリ」を作っていまして、資料の作成スケジュールを設定し、営業スタッフが作成した資料を私が確認して、必要に応じて加筆・修正してフィードバックするようにしています。こうすることで、資料作成スキルの向上を図っています。また、仕事の指示もタスク管理で行うことにより指示の漏れやミスをなくしています。

導入効果

膨大な資料と顧客情報の管理が一元化。外出先でも確認可能に

やはり容量が大きいことと、お客様や物件の情報と資料を紐づけできることですね。
現場で物件を内覧する時などに、売買に関わる全ての資料を紙で持っていくのは大変です。「サイボウズ Office」にそれらの情報を入れているので、その場で確認したり、お客様にパソコンの画面を見せることもできます。「ペットは飼える?」「駐車できる車のサイズは?」といった分厚い管理規約を確認しないとお答えできない質問も「サイボウズ Office」に入っているので、確認が必要な質問にも対応しやすくなります。また必要に応じてコンビニなどでプリントアウトして、すぐにお客様にお渡しすることも可能です。営業の機動力が上がったと思います。

今後の展望

女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップを目指す

――RER様の今後の展望についてお聞かせください。

やはりこれからは、女性が働きやすい環境を整えていくことが非常に重要だと考えています。これまで、不動産業界は男性社会でした。しかし、お客様が不動産購入を決める時には、女性の視点がとても大切になります。例えば、ご夫婦で物件をご覧になる場合、奥様が物件の内容に納得されるかどうかが購入の決め手になることが多いんです。男性ではなかなか行き届かないところで、女性の営業スタッフがとても頼りになります。だから女性が結婚、そして出産しても働き続けられる環境づくりを進めていきたいですね。

「サイボウズ Office」を活用して、オンラインでのコミュニケーション環境を整え、在宅勤務などの多様なワークスタイルを積極的に採り入れて、女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップを目指していきたいです!

――女性が働きやすい不動産会社のフラッグシップ、私達も応援しています!
この度はありがとうございました。