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「サイボウズ Office」導入事例清明監査法人

導入の決め手は使いやすさとセキュリティ。
80代も使いこなせるサイボウズ Officeの特長とは

清明監査法人

クライアント企業と共に同じ目線で成長していくことを目指し、多くの中小企業の監査業務を請け負っている清明監査法人。そんな法人内での情報共有基盤として導入しているサイボウズ Officeの役割と効果について、統括代表社員 今村 了氏および代表社員 今村 敬氏にお話を伺った。

  • 利用製品:クラウド版「サイボウズ Office」プレミアム
  • 利用人数:53u
  • 利用範囲:全社
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導入背景

スケジュール管理に課題を感じ、サイボウズ Officeを導入

清明監査法人では下記のような仕事をしています。

  • ○監査業務(法定監査・任意監査)
  • ○短期調査
  • ○株式上場支援
  • ○デューディリジェンス(M&Aに際する資産の適正評価)

これらの業務を安全に提供するために情報セキュリティに力をいれ、クライアントに信頼される監査法人を目指しています。

――導入に至った背景について教えてください。

もともとはExcelでスケジュール調整を行っていました。しかし、複数人が同時にファイルを編集すると競合してしまったり、どれが最新版なのかわからなくなってしまったりといった課題がありました。結局うまく運用できなくなったので、サイボウズ Officeの導入を決めました。

選定理由

使いやすさと高度なセキュリティ運用が決め手に

――サイボウズ Officeを選んだ理由はどんなところにありますか?

まずは使いやすさですね。これには「管理者としての使いやすさ」と「ユーザーとしての使いやすさ」の2つの意味があります。サイボウズ Officeはクラウド版であればサーバーを立てずとも、すぐに使えるのがとても魅力的でした。また、画面構成も分かりやすく、マニュアルを詳細に見ずとも使い方がイメージしやすい。ユーザーに特に使い方を教える必要もなく、手離れがいいのはとてもありがたいです。そういった意味で、ユーザー教育の観点からも最適な製品だと考えたのです。

――監査法人は業務の性質上、特にセキュリティを重視されると思いますが、その点での評価はいかがでしたか?

監査法人は、合併協議やM&Aに関係した監査も手掛けることがあります。こういった情報が漏れると、クライアントの取引に影響を及ぼす可能性があります。そのため、我々がどんな会社に出入りしているのかといったスケジュールに至るまで、業務を取り巻く情報に秘匿性が求められます。強固なセキュリティを担保できることは必須の条件でした。
サイボウズ Officeはパスワードの複雑性(最低文字数の指定や、記号の必須指定など)も設定できますし、電子証明書を使ったアクセス制御の仕組みがあり、ログイン画面にたどり着くことすらできない状態をつくれます。そういった高度なセキュリティ運用が可能であり、コスト面でも他社に比べて安価で、コストパフォーマンスが良い点を高く評価しました。

利用方法1

スケジュールで予定の共有と日程調整の手間を削減

――サイボウズ Officeにあるどんな機能を利用していますか?

スケジュールはもちろん、メールやメッセージ、ファイル管理、掲示板、電話メモ、ワークフロー、タイムカードなどの機能を利用しています。また、カスタムアプリを利用して、業務に役立つシステムを作っています。

――スケジュールはどのように使われていますか?

先ほどもお伝えした通り、場合によってはスケジュール自体が秘匿性の高い情報となるため、予定ごとに公開・非公開を設定し、必要なメンバーにのみ共有しています。しっかりとセキュリティが担保される形で利用できています。
また、決算時期から逆算して、クライアントの予定を1年間分スケジュールに登録する使い方もしています。担当者全員のスケジュールを一気に仮押さえすることができるのはとても便利です。予定の変更が発生しても、全員に変更内容が共有されているので重宝しています。

利用方法2

アクセス権や世代管理を活用。監査資料はファイル管理に集約

――ファイル管理についてはいかがでしょうか?

監査業務では、全てのプロセスにおける記録を詳細に残しているので、管理すべき書類は膨大にあります。案件によっては1年の監査で大型キャビネットが4つほどの量になるケースもあります。
ファイル管理では、監査チームやクライアントごとにカテゴリを設定し、監査に必要な情報を全て保管しています。厳格に権限を設定し、関係者以外は閲覧できないようになっているので、情報管理も万全です。世代管理機能があるので、操作ミスによるファイル紛失の心配もなく、安心して利用することができています。

利用方法3

監査プロセスの記録に欠かせない仕組みをカスタムアプリで

――カスタムアプリはどのように使われているのでしょうか。

いくつかアプリを作成していますが、監査業務に利用しているものとしては、例えば「読み合わせアプリ」があります。

クライアントが作成した有価証券報告書の決算情報が正しいかをチェックする際に利用しています。修正やクライアントとの確認が必要な部分について、有価証券報告書の該当ページ、修正内容、対応者などを記録しています。それを複数の担当者で読み合わせて、最終的に仕上げるまでの記録も残しています。ミスのない報告書を作成するための重要な仕組みです。

社内浸透の工夫

20代から80代までが活用するために重要なこと

――統括代表は80代でいらっしゃいますが、年配の方がITツールを使いこなすのは大変だという意見もよくあります。サイボウズ Officeを使う上での秘訣があれば教えてください。

年を重ねてしまうと、なかなか慣れないというのは正直あります。最初は抵抗があるのが当然です。まずは、毎朝出社したらサイボウズ Officeにアクセスして、みんなからのメッセージを見ながら、どんな動きをしているのかスケジュールを必ず確認するようにしました。とにかく触ることが大事だと思います。

――現在事務所にとってサイボウズ Officeはどんな位置づけになっているのでしょうか。

すでに導入して十数年利用し続けていますので、もはやサイボウズ Office抜きでは仕事ができない環境になっています。20代の若手社員から80代の統括代表までが利用する、共通のコミュニケーションプラットフォームとして活用しています。直感的に分かりやすいインターフェースになっているので、マニュアルを見なくても使える点がありがたいですね。初めて触るメンバーには、とにかく触ってと伝えています。毎日触ってもらうことで、だんだん慣れてきて、使えるようになっています。