無料で試す

「サイボウズ Office」導入事例株式会社トキワ

日程調整の手間を9割カット!
創業100年の老舗企業がグループウェアをみんなで使うため工夫したこととは

大正元年(1912年)に創業以来100年近く、自然豊かな土地で発酵をベースにした食品づくりを続けている株式会社トキワ。初めてのグループウェア導入に「サイボウズ Office」を選定。導入時の工夫や、運用を開始してからの効果について代表取締役柴崎氏、総務部沼田氏に伺いました。

  • 利用製品:クラウド版「サイボウズ Office」スタンダードコース
  • 利用人数:63u
  • 利用範囲:一部

導入背景

組織拡大がきっかけとなり、はじめてのグループウェア導入を検討

――グループウェア導入のきっかけを教えてください。

代表取締役 柴崎氏

組織を作っていく上での情報共有に課題感があったことがきっかけとなりました。現在弊社は社員が約90名ですが、今から4~5年前は50名を切っている規模でした。この4年間に生産現場をはじめとして急激に人が増えたということですね。 人員が拡大するに伴って役職やチームも増え、企業を組織化する必要がありました。 「より良い組織を作っていく上で、もっと横の情報共有も密にしなければいけない」という課題を解決する1つの方法として、グループウェアというツールの導入を検討しました。(柴崎氏)

――はじめてグループウェアを導入するにあたって、「サイボウズ Office」を選ばれた理由を教えてください。

総務部 沼田氏

他製品も比較検討しましたが、一番の決め手になったのが、今年72歳の「最年長の社員が使うことができる」という点でした。グループウェアの導入に抵抗があると想像していた総務部長が、「サイボウズ Office」を前職で利用したことがあって「ストレスなく利用できる」と言っていたので、安心して導入を決めることができました。実際活用が進んでから改めて使用感を聞いてみたのですが、「画面がシンプルにできており見やすいのが良い」と言っていました。(沼田氏)

――導入・運用は沼田様お一人でされているのですか?

実は私は総務業務と兼任の一人システム管理者です。前職は金融機関の営業や管理を担当していたので、エクセルの計算式を使った経験もなく、全くITの知識がないところからスタートしました。はじめは手探りの状態でしたが、サポートセンターの方に助けていただきながら「サイボウズ Office」の管理をしています。導入を検討していた時期には、サイボウズ大阪オフィスの「導入相談カフェ」にも伺って、質問をさせていただきました。(沼田氏)

社内浸透

スモールスタートを心がけ、毎日ログインしてもらえる工夫を

――導入、浸透にあたっての工夫があれば教えてください。

初めてのツールを一気に全員で使い始めるのはハードルが高いと感じ、まずはスモールスタートを心がけました。導入直後、アカウントは対象者を絞り、まずは6つの部門と役員の10アカウントで運用を開始。徐々に「サイボウズ Office」の利用が馴染んで、抵抗感がなくなってきたところで利用者を一般社員まで増やし、運用方法も少しずつ変更していきました。導入前、スケジュールは部署ごとにエクセルファイルで管理していたので、グループウェアを使いはじめてからもしばらくの間は運用方法に大きな変更がでないよう、引き続き部署ごとにスケジュールを管理する方法をとっていました。操作になれてきたところで、スケジュールを部署ではなく個人で管理する運用に切り替え、現在の活用方法になっています。
対象者と活用を広げ、「アカウント保持者全員で使う」というフェーズが一番苦労しました。使い方について質問があればその都度デスクまで行って操作の説明をしましたし、自分の画面キャプチャをたくさん撮って弊社用のマニュアルも作りました。
導入当初は、まず「サイボウズ Office」にログインしてもらうための仕掛けとして、毎日トップページのお知らせ欄を更新していました。「今日はいい夫婦の日ですね」「今日は◯◯さんの誕生日ですね」など、まず見てもらうための工夫をしていました。 「迷ったときはシンプルに」をモットーに、どうすればみんなで使えるか考えています。

活用が進んだ今でも、トップページのお知らせを活用している

今では全員朝一にログインして、スケジュールを確認しています。会議の予定だけではなく、個人のタスクなどをスケジュールに登録して管理しているメンバーもいます。

あとは小さな工夫ですが、親しみを持ってもらうために、ログイン画面に弊社のロゴ画像を設定しています。

ログイン画面に、ロゴのモチーフとなった蔵の画像を設定している

――現在「サイボウズ Office」を利用されている範囲を教えてください。

現在はデスクワークをしている63名が「サイボウズ Office」を利用中です。
業務内容が販売部門と製造部門の2つに大きく分かれるのですが、工場ラインで勤務している製造現場の担当者はパソコンを使った作業をすることがないのでアカウントを持っていない状況です。(沼田氏)

利用方法1

「スケジュール」と「施設予約」を活用して、朝礼発表を管理

――活用されている機能について教えてください

やはり一番使っているのが「スケジュール」と「施設予約」の機能ですね。他には 「報告書」「ワークフロー」「メッセージ」「ファイル管理」も活用しています。「施設予約」には会議室と社用車、そして少しイレギュラーな使い方ですが朝礼発表という項目を登録しています。(沼田氏)

――朝礼発表について詳しく教えていただけますか?

昨年から、社員が外に学びに行く機会をできるだけつくろうと思って、研修や展示会などに参加する機会を頻繁に持つようにしています。せっかく外で学ぶなら社内でアウトプットする機会を用意しよう、ということで毎朝の朝礼を活用して学んだことを発表しています。「サイボウズ Office」で出張申請をするときに、出張申請とセットで発表の時間を研修から2週間以内に設けるルールを作りました。研修が続くと毎日のように誰かが発表しているときもあります。(柴崎氏)

発表の時間を確保するために、「施設予約」を活用しています。施設のひとつとして「朝礼発表」という項目を用意して、朝礼のスケジュールに登録する運用です。以前は月間朝礼という冊子を使ってトピックスを共有していましたが、スケジュールを見れば今日は誰が何の発表をするか一目でわかるようになりました。(沼田氏)

朝礼発表の予定が一覧で確認できる

――スケジュールの登録について心がけていることはありますか?

会議の予定などはどんどん登録していいルールにしています。上司の予定をグループウェア上で直接抑えることもルール上はOKですが、オンラインでのやりとりが増えたからこそ、ちょっとした声掛けなど直接のコミュニケーションを意識するようになりました。(柴崎氏)

利用方法2

「報告書」を活用し、レポート確認にかかる時間を短縮

発表に入りきらない詳細な内容のレポートは「報告書」で共有しています。以前はエクセルで作成し、回覧板のようにひとりずつ回していましたが、全員が閲覧するまで時間がかかっていました。「報告書」でレポートを作成するようになってからは、営業部のメンバーは出張先や出先で作成したものをそのまま提出できるようになりました。レポートにコメントがつくようになったのも大きな効果です。(沼田氏)

研修や出張のなどのレポートは「報告書」を活用している

報告書が「サイボウズ Office」で確認できるのはすごくありがたいですね。社員が研修や出張へ行ったら報告書がすぐにあがり、学んできたことや考えていること、どう感じたのかがわかる。後から振り返っても、社員がどんなことを学び、どう業務に活かそうとしているかわかるのはとてもいいですね。(柴崎氏)

利用方法3

申請書など、変更の少ない書類はファイル管理を活用

――他に活用されている機能があれば教えてください。

「ファイル管理」では、申請書の雛形や就業規則など、変更の少ない書類を管理しています。「住所が変わったとき」「資格を所得したとき」などとFAQのように逆引きできるタイトルをつけて、必要な書類を探しやすいように工夫しています。(沼田氏)

書類を探しやすいよう、タイトルを工夫している

導入効果

スケジュール調整にかける時間を9割カット、時間の有効活用を実現

――導入されて、効果はいかがでしょうか?

やはり一番効果を実感しているのは、細かい調整に使っていた時間を有効に使えるようになったことでしょうか。スケジュール調整はもちろんですが、会議室の確保や、ちょっとした報告のスピードが以前と比較すると格段に速くなりました。以前は確認事項がある度に内容を紙で印刷して、担当者の確認印を集めて回っていましたが、その必要がなくなりました。 あくまで体感値ですが、スケジュール調整にかける時間は、内線の電話や対面で一人一人に確認していた頃と比較すると9割ほどカットできている実感があります。情報共有や調整に使う時間を極力短縮することで得られた時間を、社員同士のコミュニケーションやお客様との繋がり作りに活かしています。もし今「サイボウズ Office」を取り上げれたら仕事が回らなくなるんじゃないかと思います。(沼田氏)

議事録、出張報告、就業規則など、溜めていく情報を「サイボウズ Office」で一元管理できるようになったことは大きな効果だと考えています。 それに加えて、「コミュニケーション」も大きなキーワードですね。出張報告へのコメントや誕生日のお祝いコメントなど、業務に関わるやりとりとそうでないものがいいバランスで重なって、社内のコミュニケーションを豊かにするツールの1つとして使われているのではと思います。(柴崎氏)

今後の展開

さらなる情報共有を目指し、誰でも管理できるグループウェアへ

管理者権限を少しずつ広げたいと考えています。冒頭でも少しお話ししましたが、現在「サイボウズ Office」の管理は私一人で行っています。今後はそれぞれの部門で伝えたいことを伝えたいときに発信できるように、管理者を各部門に一人置く管理体制にしていきたいと考えています。誰でも使いやすく管理しやすい製品ですので、「私だから管理できる」「私しか管理できない」といった状況はなくしていきたいですね。
機能の点では、まだ使いきれていない「プロジェクト」機能を活用できればと思っています。販促部のメンバーが制作物を作成する期日などを管理できれば便利ではないかと考えて、どう使えば良いか研究をしているところです。(沼田氏)