契約書管理
アプリの概要

法務担当者へ契約書の作成依頼や締結済みの契約書管理を行うアプリです。
メールでやりとりしていると進捗がわからなったり、度重なる修正でどれが最新版かわからなくなりがちな契約書作成業務を効率よく行えます。

また、締結後はそのまま契約書管理データベースとして利用できます。当時の担当者が不在でも、契約状況や締結に至る流れを後から把握できます。

利用方法
 
   
  1. 「運用管理」をクリックし、「ステータス管理」を選択します。
  2. 「メンバー」を選択し、メニュー項目の設定欄の「メンバーを変更する」をクリックします。
  3. 右側のボックスより「(グループ一覧)」をクリックし、必要な部署を追加します。
   
POINT

「メンバー」の初期値を設定しておくと、法務部門の一次対応者を指定できます。
例えば、リーダーが一次受付を行い、その後チームメンバーに分担する場合はこの設定を行うと便利です。

 
 
   

「サイボウズ Office」の掲示板やメッセージで、営業部門のメンバーへ告知します。

 
 
   

オレンジの「契約書作成依頼を登録する」ボタンをクリックし、お客様名や契約内容を入力し「登録する」ボタンをクリックします。

 
 
   

新しい依頼が登録されたら、まずは担当者を決めます。担当者は鉛筆マークの「編集する」から変更できます。
また、担当者と依頼者間でやりとりを行いたい場合は「コメント」欄が利用できます。

 
 
   

契約書の草案を作成し、「サイボウズ Office」のファイル管理にアップします。このとき、「バージョン管理」を行う設定にすると、更新履歴も残せます。

 
 
   

該当する依頼の詳細画面から「処理する」ボタンをクリックし、あらかじめアップしたファイル管理の場所を指定し、必要に応じてコメントを記載します。コメントを書き込むと依頼者へ通知されます。

   
POINT

法務担当者に指定されている人以外が更新する場合は、依頼の詳細画面から「編集する」をクリックして更新します。

 
 
   

契約先からの修正依頼などのやりとりはコメント欄を利用できます。依頼の詳細画面を開き、コメントを書き込むと、依頼者と法務担当者に通知されます。

 
※項目、絞り込み設定、ビュー設定など、上記のほぼすべての機能は、運用にあわせて追加変更することができます。

このアプリの試し方

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▽詳細はこちらのマニュアルをご覧ください。
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