ワークフローをWebシステムに。クラウドだから外出先から申請できる

ワークフローをWebシステムに。クラウドだから外出先から申請できる

「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・処理を簡単に電子化

「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・処理を簡単に電子化

ワークフローの課題を解決

  1. 課題1
    申請書類や稟議書を紙ベースで運用していると、「いま誰がボールを握っているかわからない」ということになりがち。
    解決ひと目でステータスがわかる
  2. 課題2
    せっかく決裁がおりたのに気が付かなかったり、気がつくのに時間がかかることも。
    解決決裁結果はすぐに確実に通知
  3. 課題3
    決裁してもらいたい上司が外出中といったときには、申請自体がそこでストップしてしまう。
    解決外出先からでも承認可能

特長

  1. 1ひと目でステータスがわかる

    「あの申請書類はどうなっている?」「誰が止めてる?」といった状況がひと目でわかります。

    申請のステータスがひと目でわかるサイボウズのワークフロー
  2. 2決裁結果はすぐに確実に通知

    受理完了や差し戻しと同時に自動通知。PC画面、メール、スマートフォンで確実にお知らせします。

    決裁結果がスマートフォンや携帯電話にも通知
  3. 3外出先でも申請受理

    決裁者が外出中や出張中でもスマホやノートパソコン、タブレットから申請の受理や差し戻しができるので効率的!

    スマートフォンや携帯電話でワークフローを決裁

その他の特長

  • 申請フォームを簡単に作れる

    テンプレートの追加、再利用、編集が簡単。テンプレートをCSVに出力してEXCEL上で修正することも。

    ワークフローの申請フォームを作成
  • 処理にコメントを付けることも

    差し戻しの際などには、「必要情報の不備」などをコメントとしてつけることも可能です。

    ワークフロー決裁時にコメント
  • 路線検索で交通費計算

    路線を検索し経路を選択すると、その経路や費用を申請フォームに反映させる機能がついています。

    路線検索から交通費計算
  • 申請書類は電子ファイルで添付

    もともとExcelなどで作成した申請書類がある場合は、ファイルを添付して申請する運用にすれば、もとの書式をそのまま流用できます。

    ワークフロー申請にファイルを添付

グループウェア選びのポイント
〜ワークフロー編〜

ワークフローが標準機能として搭載されている製品を選定すべき!

外資系グループウェアにはワークフロー機能がそもそも搭載されておらず、他のシステムと組み合わせる必要があったり、追加料金がかかる場合があります。
サイボウズ Officeのクラウド版にははじめから無料でワークフロー機能が搭載されているので、手軽にスタートすることができます。また、外出先からスマートフォンでワークフローの決裁も可能です。決裁処理のボトルネックにならないために、スマートフォンからの利用は必須と考えましょう。

こんな方におすすめします

  • 紙文書の申請は時間がかかって非効率!
  • 申請文書がいつの間にか紛失
  • 誰が申請文書を止めているかわからずイライラ
  • 決裁者が外出中でも、申請のフローは止めたくない
  • 電子申請は便利そうだけど、専用ソフトはハードルが高い

株式会社シンコーハイウェイサービス様
導入事例(抜粋)

サイボウズによる電子決済になる前は、稟議書は紙ベースだった。本社と営業者所をファクシミリで連絡していたため、決裁時間は 2〜3日かかっていた。また今稟議書がどこを回っているか分からなくなることもしばしばだったようだ。「ワークフロー」を導入して効果は 2 つあった。まず直接的な効果としては、稟議書の決裁が遅くて翌日と、目に見えて時間短縮され、稟議書が紛失することもなくなった。

その他、ワークフローの事例はこちら

実現可能なワークフロー例

  • 交通費申請
  • 備品・消耗品購入届け
  • 休日出勤申請
  • 休暇申請
  • 押印申請
  • 給与振込口座変更届
  • 在宅勤務事前
  • 出張申請
  • 名刺発注申請
  • 機器購入申請
  • 時間外勤務申請
  • 稟議書
  • 退職申請
  • 決済後の取消申請
  • 事前費用申請

ワークフロー機能でよく使うキーワード集

【申請データ】
ユーザーが提出した申請のデータです。1回の申請につき、1件の申請データが作成されます。
【申請者】
申請を提出したユーザーです。
【処理者】
申請データを処理するユーザーです。承認者、決裁者、確認者の総称です。
【承認者】
決済の前の経路ステップに設定できるユーザーです。 申請内容を最終的に承認します。
【決裁者】
申請データを決裁するユーザーです。
【確認者】
決裁された後に、確認のみできる経路ステップに設定されたユーザーです。 決裁が下りた申請内容を確認します。
【代理確認者】
本来の確認者が不在の場合に、代理で申請を確認するユーザーです。運用管理者のみ、処理者の代理で申請を確認できます。
【申請フォーム】
申請内容の入力フォームです。
【状況】
申請データの処理状況です。申請者や処理者の操作によって変化します。
【申請経路】
申請の承認から確認までの順路の総称です。承認経路と決裁経路、確認経路で構成されます。
【承認経路】
申請データを承認する経路です。
【決裁経路】
申請データを最終的に承認(=決裁)する経路です。
【確認経路】
決裁された申請データを確認する経路です。
【経路ステップ】
承認や確認を行う工程です。承認者や確認者の人数を増やす場合は、経路ステップを追加します。
【差し戻し】
申請内容の不備や再考が必要な場合に、申請者に対して、申請をやり直させることを指します。承認者と決裁者のみ操作可能です。
差し戻された時点では、申請は終了していません。申請者が申請データを修正し、再申請すると、その申請データは最初の経路ステップから処理されます。
【取り消し】
申請者が、申請を撤回することを指します。申請を取り消した時点で、処理が終了します。 決裁者が申請データを決裁していない場合に、申請を取り消せます。

サイボウズ Officeの概要

豊富な動作環境

Windows、macOS、iPhone、Android、Docomo、au、SoftBank・・・広範な動作環境。詳細はこちらの動作環境ページをご覧ください。

オンラインマニュアル

詳しい操作はこちらをご参照ください。

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試用方法や、無料試用期間は?
下記のボタンからお試しください。無料試用期間は、クラウド版が30日間、パッケージ版が60日間です。
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試用期間が終了しても自動的に課金されることはございません。
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